Как вести себя в случае проверки

Как вести себя в случае проверки

Host Milano старт 2019

Вся сфера гостеприимства и общественного питания на 41-ой итальянской выставке HostMilano, все 5 дней: популярные тренды гостиничного мира в одном месте, обучающие программы, семинары, мастер-классы и конкурсы, кулинарные шоу и многое другое.

Как вести себя в случае проверки, советы специалиста

В жизни часто возникают ситуации, когда не знаешь, как правильно себя вести. Адвокат, членом Адвокатской Палаты Санкт-Петербурга Дворниченко Алексей Андреевич дал ряд советов, которые помогут избежать возникновения неприятных ситуаций во время проверок гостиницы.

Как должен вести себя персонал отеля во время проверки?

Комментарий Дворниченко А.А.:

Рядовым сотрудникам отеля при общении с представителями полиции можно дать следующие рекомендации:

• Попросите человека в форме или без нее назвать свои должность, звание, фамилию и предъявить свое удостоверение. Согласно п.4 ст. 5 закона “О полиции»: «При обращении к гражданину сотрудник полиции обязан: 1) назвать свои должность, звание, фамилию, предъявить по требованию гражданина служебное удостоверение, после чего сообщить причину и цель обращения»

• Согласно п.5 ст.25 закона “О полиции” сотрудники полиции, несущие службу в общественных местах, имеют специальный нагрудный знак, “позволяющий идентифицировать сотрудника полиции”. Этот знак должен помочь вам, если человек в форме нарушает закон и не показывает вам своего удостоверения. Скорее всего, со вступлением в силу закона «О полиции» эти знаки появятся не сразу, но их отсутствие уже с 1 марта 2011 года — нарушение закона.

• Перепишите его звание, ФИО, № удостоверения, данные нагрудного знака.

• Позвоните другу и сообщите ему, ГДЕ и С КЕМ вы разговариваете. Это очень важно и дает вам значимую гарантию безопасности. Не стесняйтесь звонить другу.

• Узнайте причину проверки документов. «Просто так» проверять документы у вас не могут. В Законе «О полиции» (п.2 ст.13) указано, что для проверки документов у сотрудника полиции должны быть ДАННЫЕ, дающие основания подозревать вас в:

1. в совершении уголовного преступления;

2. в совершении административного правонарушения;

3. в том, что вы находитесь в розыске;

Есть ещё ряд экзотических причин: уклонение от административного ареста; от принудительных медицинских или воспитательных мер, назначенных судом; нарушение комендантского часа; совершение попытки самоубийства или побег из психиатрического заведения.

Уточните, в чем именно вас подозревают и на основании каких конкретных данных.

Если таких данных у сотрудника полиции нет — то он нарушает закон и его действия можно и нужно обжаловать.

• Показывайте паспорт из своих рук. Заранее предупредите об этом сотрудника полиции, чтобы он не пытался у вас его вырвать. Сотрудник полиции не имеет права изымать у вас паспорт или брать его в залог — это нарушение ст. 19.17 КоАП РФ.

• Если у Вас нет с собой паспорта – не волнуйтесь: Вы не обязаны носить его с собой. Сошлитесь на то, что по законодательству вы обязаны бережно хранить паспорт (см. п. 17 Положения о паспорте гражданина РФ) и, поэтому храните его дома. Предъявите сотруднику полиции любое другое удостоверение личности (права, студенческий билет и т.п.), либо просто продиктуйте ему свои данные. Никакой закон не обязывает вас носить с собой паспорт.

• Если вас подозревают в нарушении правил регистрации: граждане РФ обязаны оформить регистрацию, только если проживают в одном помещении 90 дней (см. Постановление Правительства РФ от 22 декабря 2004 года № 825). Доказать подобный факт очень сложно.

Помните, вы не обязаны доказывать свою невиновность (ст. 1.5 КоАП РФ, ст. 49 Конституции РФ); а вот сотрудник полиции будет обязан доказать вашу вину, и если он не сможет это сделать, его действия можно и нужно обжаловать.

• Учтите, что при проведении досмотра сотрудник полиции обязан составить протокол в присутствии двух понятых того же пола, что и вы (см. ст. 27.7 КоАП РФ).

• Помните, что если вас по какой-то причине задержали и доставили в отделение — согласно п.7 ст. 14 закона “О полиции” у вас есть право на телефонный разговор. Это право появилось в новом законе, и сотрудники полиции могут о нём не знать — не стесняйтесь напомнить им об этом. Любое задержание должно оформляться протоколом, копия которого вручается задержанному (п. 15 ст. 14 закона «О Полиции» и п.2 ст.27.4 КоАП РФ).

• Согласно п. 3 ст. 14 закона “О полиции” в каждом случае задержания сотрудник полиции обязан назвать свои должность, звание, фамилию, предъявить по требованию гражданина свое удостоверение, а также разъяснить право на юридическую помощь, право на переводчика, право на уведомление близких лиц, право на отказ от дачи объяснений. Согласно п. 4 ст. 14 закона “О полиции” любой задержанный вправе пользоваться услугами защитника и переводчика с момента задержания.

Как персонал должен вести себя с гостями в такой ситуации?

Комментарий Дворниченко А.А.:

На мой взгляд, гостей надо успокоить и говорить о том, что проводится плановая проверка контролирующими организациями.

Какие действия должен принять управляющий/собственник отеля в такой ситуации?

Комментарий Дворниченко А.А.:

При проверке сотрудниками абсолютно любой контролирующей инспекции Вы должны быть готовы предпринять максимум усилий, направленных на защиту Ваших прав и интересов.

В процессе проверки обычно допускается множество ошибок как со стороны проверяемого, так и со стороны проверяющего. Поэтому, главная задача предпринимателя, использовать для защиты своих прав и интересов все возможные механизмы, в том числе и ошибки проверяющего. Зачастую сам проверяющий не может учесть, а иногда просто не имеет представления обо всех нюансах своего поведения при проверке. Его грубые ошибки можно использовать для дальнейшего аннулирования результатов проверки в судебном порядке.

Прежде всего, ознакомьтесь с удостоверением личности проверяющего и узнайте его координаты (адрес, телефон, номер кабинета). Не стесняйтесь записать все данные в книгу проверок, это Вам впоследствии очень поможет. Проверяющие часто составляют протоколы и иные бумаги в одном экземпляре, а по их координатам Вы сможете потребовать получение копии протокола. Одновременно с удостоверением личности проверяющий обязан предоставить распоряжение (приказ) о проведении проверки. Убедитесь, что проверку проводит именно то должностное лицо, которое указано в распоряжении (приказе).

В распоряжении должно быть также указано:

• его номер и дата;

• наименование юридического лица (ФИО индивидуального предпринимателя), в отношении которого проводится проверка;

• цели, задачи и предмет проводимого мероприятия;

• правовые основания проведения проверки;

• дата начала и окончания проверки.

Проверки объектов торговой деятельности осуществляются работниками контролирующих органов только при предъявлении служебного удостоверения и направления на проведение проверки, выданного в пределах компетенции контролирующего органа, с указанием даты и цели ее проведения, должности и фамилии проверяющих. Это значит, что без ведома руководства соответствующего контролирующего органа, фактически невозможно проведение какой-либо проверки, что дает право предпринимателю при отсутствии направления на проверку не допускать проверяющих к проверке и связываться с их руководством для выяснения вопроса.

До момента вступления в силу ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» от 08.08.2001г. количество проверок никак не регламентировалось. В соответствии с указанным федеральным законом в отношении одного юридического лица или индивидуального предпринимателя плановое мероприятие по контролю (т.е. проверка) может быть проведено с периодичностью не более 1 раза в два года.

ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» предусматривает и проведение внеплановых проверок, цель которых — проконтролировать исполнение предписания о выявленных нарушениях, установленных в ходе проведения планового мероприятия.

Внеплановые проверки могут проводиться исключительно в определенных законом случаях, а именно:

• если получена информация об обстоятельствах (авария, выход из строя сооружения, оборудования и т.д.), которые могут причинить вред жизни, здоровью, окружающей среде и имуществу граждан юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;

• если возникает угроза жизни, здоровью, загрязнению окружающей среды, повреждению имущества юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

• обращений граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей с жалобами на нарушения их прав и законных интересов иными юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. При этом необходимо учитывать, что обращения, не позволяющие установить лицо, обратившееся в орган государственного контроля, не могут служить основанием для внеплановой проверки.

К сожалению, вышеуказанный Федеральный закон распространяется не на все сферы контроля.

Он не применяется к отношениям, связанным с проведением:

• оперативно–розыскных мероприятий, дознания, предварительного следствия, прокурорского надзора и правосудия;

• а также некоторых других.

Закон закрепляет важные принципы защиты прав юридических лиц и предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора):

• презумпция добросовестности юридического лица или индивидуального предпринимателя,

• проведение мероприятий по контролю уполномоченными должностными лицами органов контроля,

• соответствие предмета проводимого мероприятия по контролю компетенции контролирующего органа,

• учет мероприятий по контролю,

• ответственность органов государственного контроля и их должностных лиц при его проведении,

• недопустимость взимания органами государственного контроля платы с юридических лиц и индивидуальных предпринимателей за проведение мероприятий по контролю

Проверяющий часто настроен негативно по отношению к предпринимателю – проверяемому, поэтому не усугубляйте обстановку и пытайтесь отнестись к нему доброжелательно. Установление психологического контакта очень важно. Ведь своим резким поведением Вы можете спровоцировать активную негативную реакцию по отношению к Вам.

Отстаивая свои интересы, будьте настойчивы, но вежливы*!

*По мнению некоторых бухгалтеров, любая проверка обозначает уплату некой суммы денег в виде штрафа или «материального вознаграждения» инспектору. А вот размер штрафа или «отступного» во многом зависит от отношений, которые сложились с инспектором.

Старайтесь чаще обращаться к контролеру по имени и отчеству. Психологи утверждают, что звуки собственного имени вызывают у человека положительные эмоции.

Важно продемонстрировать контролеру свою открытость и готовность помочь. Ряд наиболее умудренных жизнью бухгалтеров сознательно оставляют в отчетности небольшую, но заметную ошибку и сами указывают на нее контролеру, добавляя доверительно: «Кто же из нас не ошибается».

Предложите проверяющим чай или кофе. Совместное чаепитие очень помогает наладить контакт и решить возникшие в процессе проверки разногласия*.

*Часто, стараясь наладить контакт с инспектором, кто-то заводит разговоры «за жизнь». Это не всегда оправданно. Если Вы видите, что контролер не расположен вести разговоры, то лучше воздержаться от них. Предоставьте все необходимые документы и, посетовав на большой объем работы, займитесь своими делами. У налоговых инспекторов и прочих проверяющих тоже есть сроки, план, и многим из них совершенно не хочется тратить рабочее время на пустые разговоры.

Важно знать, что проверяющий орган не вправе осуществлять проверку в случае отсутствия проверяемых должностных лиц или индивидуальных предпринимателей, либо их представителей. Изымать оригиналы документов проверяющий, вне случаев, указанных в законе и, тем более, без составления акта изъятия (описи) и без полномочий, предоставленных на то законом, также не имеет права.

Всегда помните о законно закрепленных принципах действия сторон при проверке. Если для Вас действует правило «разрешено все, что не запрещено», то для проверяющего наоборот: «запрещено все, что не разрешено». Этим Вы можете пользоваться, если проверяющие собираются совершить определенные действия, в законности которых Вы сомневаетесь.

Кроме того, при рассмотрении спора о наложении штрафа в суде действует норма части 1 статьи 65 Арбитражного процессуального кодекса:

«Обязанность доказывания обстоятельств, послуживших основанием для принятия государственными органами, органами местного самоуправления, иными органами, должностными лицами оспариваемых актов, решений, совершения действий (бездействия), возлагается на соответствующие орган или должностное лицо».

Часть 3 и 4 ст. 1.5. КоАП РФ гласят:

«Лицо, привлекаемое к административной ответственности, не обязано доказывать свою невиновность. Неустранимые сомнения в виновности лица, привлекаемого к административной ответственности, толкуются в пользу этого лица»

Это значит, что Вы можете в суде и не утруждать себя, доказывая свою невиновность, наоборот, представитель государственного органа должен доказать обоснованность применения к Вам ответственности. При осуществлении правосудия «…не допускается использование доказательств, полученных с нарушением федерального закона…» (пункт 2 статьи 50 Конституции Российской Федерации).

Таким образом, при рассмотрении дела в суде недостатки того или иного плана в протоколах, актах и иных документах, составленных с нарушение закона, однозначно, помогут Вам защитить свои права и отстоять интересы.

Например, были случаи, когда органы милиции при осуществлении проверок павильонов приглашали одних и тех же лиц, причем в одном случае проверка проводилась в декабре, а в другом – в феврале. Тем не менее, понятые были одни и те же, что позволяет сомневаться в их незаинтересованности. Это противоречит требованиям закона об их незаинтересованности. Протокол об административном правонарушении или иной документ проверяющих, составленный при участии таких понятых, можно с успехом «разгромить» в суде.

КАК ВЕСТИ СЕБЯ ВО ВРЕМЯ ПРОВЕРОК

Для большинства компаний тема проверок довольно болезненна. Несмотря на то, что современный бизнес знает свои права, в ситуации форс-мажора и стресса, которой, безусловно, является проверка, совершаются ошибки, грозящие тяжелыми последствиями. Чтобы вы не дали застать себя врасплох, мы собрали ряд рекомендаций о том, как вести себя при появлении сотрудников контролирующих органов.

Не секрет, что цели и задачи бизнес-субъектов и проверяющих структур в большинстве случаев не совпадают. Поэтому проверки часто сопровождаются конфликтами, а сам процесс – избыточным стрессом. Отсюда вытекает необходимость морально и организационно готовиться к проверкам, причем это относится как к руководителю и ключевым сотрудникам, которые будут общаться с проверяющими напрямую, так и к рядовым работникам. Цель такой подготовки – повышение общей безопасности предприятия.

Контуры безопасности

Система общей безопасности предприятия может быть представлена как совокупность контуров безопасности. Чем их больше – тем меньше возможностей для проверяющих появиться неожиданно.

Поясним это на примере. Обычный забор вокруг офисной территории с охраной на входе и шлагбаумом – первый контур безопасности. Сквозь этот контур уже может пройти не всякий, хотя и достаточно широкий круг лиц
(например, дворники или работники складов, которые находятся на офисной территории).

Второй контур – офисное здание. На входе – охрана и/или секретарь ресепшен. В офис проходит еще более узкий круг лиц с соответствующим допуском.

Третий контур – помещения, куда могут попасть только определенные работники. Организовать этот контур можно сугубо техническими средствами, например кодовыми или электронными замками. К таким помещениям относятся бухгалтерия, отдел кадров, договорной отдел, серверная и другие, в зависимости от особенностей конкретного предприятия.

Следующий контур – руководство, высший менеджмент предприятия. Войти к ним в кабинет можно только через приемную секретаря. Секретарь, доложив о приходе посетителей, как правило, приглашает их в переговорную комнату.

В данном примере рассмотрены четыре контура, но их может быть произвольное количество. Важен принцип, согласно которому первым проверяющих встречает охранник, а далее – по цепочке, в которой руководитель будет замыкающим. Такая организация встречи проверяющих является наиболее рациональной.

Не каждое предприятие может позволить себе такую многоступенчатость. Но к ней необходимо стремиться. Например, субъект малого предпринимательства может не иметь службы охраны, ресепшен и штатного юрис-
консульта. Однако дверь с глазком или переговорным устройством (видеодомофоном) может быть везде. Она и будет первым контуром безопасности. Уже на этом рубеже при общении через домофон может быть отказано в допуске на территорию лицам, не имеющим для такого допуска достаточных оснований (в зависимости от инструктажа работников и конкретных обстоятельств, например отсутствие документов на проверку).

Второй контур – стойка охраны или офис-менеджер, который должен осуществить следующие операции:

• Обязательная вежливая и внимательная проверка документов и служебных удостоверений, данные которых переписываются.

• Регистрация в вахтовой книге, тетради учета посетителей или аналогичной (не путайте с журналом учета проверок, туда записи вносятся по окончании проверки).

После чего посетителей препровождают в кабинет для переговоров, где им предстоит встреча с руководителем. Такой прием прежде всего сигнализирует о высоком уровне организации и порядка на проверяемом предприятии.

Под переговорную комнату рекомендуется отвести отдельный кабинет с необходимой мебелью. Это место, предназначенное не только для деловых встреч. Именно здесь целесообразно организовать рабочие места проверяющих при длительных проверках. Не рекомендуется выделять проверяющим места, скажем, в бухгалтерии или других подразделениях компании. Это может привести к снижению производительности труда как сотрудников предприятия, так и проверяющих.

Нужно организовать работу проверяющих так, чтобы они могли вести ее автономно, в отведенной переговорной, принося им необходимые документы для изучения.

Во время проверки сотрудникам необходимо ограничить обсуждение рабочих вопросов вне рабочих мест: в коридорах, курилках, столовых.

Сотрудники под глухой защитой

Руководитель должен ясно понимать, что проведение проверки на его предприятии вызывает стресс у сотрудников. При общении с проверяющими наиболее подходящая тактика для них – тактика «глухой защиты». Эта тактика позволяет минимизировать риск того, что сотрудник невольно навредит себе или предприятию. Тактика «глухой защиты», в общем, очень проста – ничего не говорить, ничего не подписывать. Конкретные рекомендации могут выглядеть так:

1. При попытках несанкционированного руководителем общения сотрудник должен потребовать у пришедших их служебные удостоверения и переписать на отдельный лист бумаги все данные. Без предъявления служебных удостоверений никакое общение недопустимо. Если удостоверения не предъявляются – немедленно доложить руководителю или на пост охраны. Если удостоверения предъявлены и сразу спрятаны, сослаться на приказ руководителя, служебную инструкцию: «У меня приказ директора – переписывать данные служебных удостоверений всех посетителей». О ситуации доложить руководителю.

2. Сотрудник имеет право не отвечать на вопросы, сославшись на ст. 51 Конституции РФ. И это действительно так: право не отвечать на вопросы может быть ограничено только в некоторых случаях при допросах при производстве по возбужденному уголовному делу. Но, во-первых, такие допросы никогда или практически никогда не проводятся во время проверок. А во-вторых, даже в этом случае можно отказаться от общения до приезда адвоката (п. 6 ч. 4 ст. 56 УПК РФ).

3. Не подписывать никаких документов: «У меня нет полномочий на подпись этого документа, и я не буду этого делать». Для рядовых сотрудников это действительно так. В частности, Закон № 294-ФЗ не обязывает их подписывать какие-либо документы и, соответственно, не предполагает никакой ответственности за отказ от подписи.

4. На вопросы можно отвечать стандартной репликой: «Я не буду обсуждать это, поскольку за разглашение коммерческой тайны могу быть привлечен к ответственности. На любые ваши вопросы ответит руководитель».

5. На просьбы (и требования) о выдаче документов, образцов продукции и прочего необходимо вежливо, но твердо отказывать: «Мне не позволяет должностная инструкция это делать без указания моего руководителя» или «Пожалуйста, обратитесь к руководителю, без его разрешения я не компетентен передать вам это».

6. О появлении проверяющих из надзорных органов немедленно докладывать руководителю.

7. Если работник не знает, как поступать и что делать/говорить, лучше не делать ничего: ничего не говорить, ничего не выдавать, ничего не подписывать, никуда не ехать. Не помогать и не препятствовать.

Имеет смысл проводить предупредительную работу – периодически освежать в памяти работников инструкции на случай появления проверяющих, тренировка тактики «глухой защиты». Рядовые сотрудники должны твердо усвоить – на все вопросы всегда отвечает только руководитель. Сотрудники вправе и обязаны молчать.

Если проверка «дружественная»

Не все проверки обязательно проходят в обстановке взаимного недоверия. Часть из них может проходить в более теплой атмосфере, в этом случае все участники процесса заинтересованы как можно более быстро и эффективно провести проверку.

Важный признак «дружественности» проверки – проверяющий заранее сообщает и даже (в определенных рамках, конечно) согласовывает свой визит на предприятие.

Подробнее о том, как вести себя во время «дружественной» проверки, читайте в одноименной статье из Энциклопедии решений.

Чтобы найти ее в системе ГАРАНТ, наберите в Базовом поиске: дружественная проверка. В открывшемся списке выберите документ «Как вести себя во время «дружественной» проверки».

О каком бы виде проверки ни шла речь, помните золотое правило «Кто предупрежден, тот вооружен». В ваших силах сохранить нервы здоровыми и бизнес невредимым. Используйте материалы Энциклопедий решений, чтобы быть подготовленными к любым рабочим ситуациям!

Когда вам потребуется найти выход из сложной правовой ситуации, обратитесь к Энциклопедиям решений. В них представлены конкретные ответы на актуальные вопросы. Вы получаете широкий спектр консультационных материалов с готовыми решениями и экспертными советами о том, как лучше действовать в той или иной ситуации.

Материалы Энциклопедий решений – результат кропотливой работы специалистов компании «Гарант», которые систематизируют и обрабатывают тысячи документов, перепроверяют предложенные вам решения, чтобы вы могли быть уверены в их правильности и надежности.

Полную информацию о проверках, все рекомендации, инструкции для различных групп сотрудников, перечень необходимых документов, краткие памятки на случай прихода проверяющих из конкретных органов (налоговая, трудовая инспекция, пожарный надзор) и другие полезные материалы вы можете найти в «Энциклопедии решений. Проверки организаций и предпринимателей».

В «Энциклопедии решений. Проверки организаций и предпринимателей» доступны рекомендации для директора, бухгалтера, секретарей и других сотрудников предприятия во время проведения проверок.

В «Энциклопедии решений. Проверки организаций и предпринимателей» доступны рекомендации для директора, бухгалтера, секретарей и других сотрудников предприятия во время проведения проверок.

Как вести себя с проверяющими

Содержание статьи

  • Как вести себя с проверяющими
  • Как вести себя с персоналом
  • Как пройти детектор лжи

Трудовая деятельность зачастую связана с частыми проверками, когда приходится встречать группы проверяющих. Особенно это актуально после выхода в свет Федеральных Законов №№ 94, 44, относительно закупок муниципальными учреждениями товаров и услуг. В законах много пунктов, каждый из которых нельзя не участь. С 2008 года многое учреждения были вынуждены выплачивать штрафы, а руководители бюджетных организаций – писать заявления об уходе.

Проверка – это маленький стресс, который стоит пережить достойно

Кроме этого, существует большое количество контролирующих органов – налоговая служба, охрана труда, Госпожнадзор, СЭС, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, КСП и многое другое. Даже предприниматель среднего уровня может подвергнуться нескольким проверкам за год. Это отнимает много сил и времени. Это настоящий стресс для руководителя и заместителей.

С проверяющими любого уровня нужно уметь себя вести. Есть несколько правил, которые помогают более успешно пойти проверку, не испортить отношения с гостями.

Основные правила поведения с проверяющими

Во-первых, не стоит бояться проверок. Сам страх перед проверяющими заставляет нервничать, говорить ненужные слова, неожиданно для самого себя открывать недостатки. В народе говорят: «На воре шапка горит». Если есть недочеты в работе, нет нужды бояться даже в этом случае. Недостатки могут не заметить. Постарайтесь вести себя так, словно все в порядке.

Во-вторых, нельзя заискивать перед проверяющими. Некоторых это раззадоривает на то, чтобы провести более углубленную проверку, либо начать шантажировать проверяемого. Представитель комиссии может подумать, что если такое заискивание есть, значит, присутствуют недостатки.

В-третьих, проявите гостеприимство. Особенно это актуально, если проверка прибыла из другого города. Для начала нужно встретить комиссию, организовать легкий перекус, разместить людей, а после предложить начать процедуру проверки. Когда закончится первый день проверок, можно предложить, но ненастойчиво, организовать досуг. Если гости согласятся, то не вести разговоров о проверке, пока сами проверяющие не начнут его. Тогда можно будет намекнуть на то, что неплохо бы все закончить хорошей справкой.

В-четвертых, не предлагайте взятку. Не все проверяющие не чисты на руку. Есть настоящие трудоголики, которым важна правда. Если предложите такому человеку взятку, сильно обидите его. В итоге он может провести более тщательно инспектирование деятельности вашей организации.

В-пятых, не мешайте работе проверяющих. Важно во время работы проверки не мешать сотрудникам, которые приехали в составе комиссии. Им можно выделить отдельный кабинет, предложить приставить сотрудника, который поможет доставить тот или иной документ. Но все делать ненавязчиво. Если откажутся – ничего страшного.

В-шестых, когда будет готовы итоги проверки, желательно встретиться в руководителем группы проверки и выяснить, какие недостатки указаны в справке. Бывают случаи, когда удается уговорить переписать справку на более мягкую, пообещав устранить недостатки в будущем. В любом случае, чаще всего в справке указаны некоторые недостатки, даже мелкие. В противном случае проверка зря работала. У них есть своя отчетность перед руководством.

Хорошо подарить проверяющим сувениры. Это могут быть буклеты, книги, прочие атрибуты, напоминающие о городе или о компании. Проверка в том же составе может приехать на будущий год. Не стоит портить о себе мнение.

13 практических советов, как вести себя при налоговой проверке

Предлагаю вашему вниманию практические рекомендации по тактике поведения во время проведения налоговой проверки.

Если лицо, не вписанное в решение, пытается проникнуть на территорию предприятия, налогоплательщик вправе отказать в допуске на свою территорию такого представителя налогового органа: иногда под видом проверяющих в компанию пытаются проникнуть криминальные элементы, например, представители рейдеров.

Согласно п. 1 ст. 36 НК РФ по запросу налоговых органов в выездных проверках могут участвовать сотрудники полиции. Они также должны быть вписаны в решение о проведении проверки. И в последнее время выездные проверки проводятся именно с участием полиции.

А кто знает, почему?

А потому, что в рамках закона № 144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности», оперативники могут делать очень многие вещи, которые не могут делать налоговики в рамках НК РФ. Это, например, осмотры помещений (офисов), территорий, складов, автотранспорта, выемка документов, опросы сотрудников (очень похожие на допросы), а при наличии уголовного дела — обыск.

Если проводится тематическая выездная проверка по НДС, лучше ограничивать интерес проверяющих к документам, не имеющим отношения к исчислению данного налога, т. е. не допускать, чтобы налоговые органы выходили за рамки предмета проверки.

В такой ситуации после получения требования о предоставлении документов лучше выделить сотрудников, которые просматривали бы передаваемые налоговому органу документы в «перекрестном» порядке. Например, сотрудники, которые занимались учетом счетов-фактур, просматривают кассовые документы, и наоборот. Свежий взгляд в такой ситуации необходим.

Отказ налогоплательщика предоставить свою множительную технику для снятия копий не означает, что обязанность налоговых органов по изготовлению копий прекращается.

Существует способ не передавать документы при внезапной выемке (не важно, кто ее пытается провести: налоговые органы или полиция), по крайней мере – сразу. На практике неплохо работает следующий алгоритм. От имени надежного частного лица заключается договор с профессиональной архивной службой, которая и принимает документы на хранение после окончания очередного, например, квартала или месяца. Одновременно заключается договор со сторонними консультантами или аудиторами на оказание услуг. По этому договору документы «передаются» консультантам.

И если налоговые органы или полиция приходят с выемкой, у налогоплательщика будет четкое обоснование отсутствия документов в офисе компании. Налоговым органам ничего не останется, как выставить компании требование о предоставлении документов, т. е. время будет выиграно.

А еще в этой ситуации очень хорошо работает Положение о коммерческой тайне. О том, как его составить, смотрите материал тут.

Не допускается передавать документы папками или коробками: впоследствии в них могут оказаться бумаги, которые компания туда не закладывала, или, наоборот, может чего-то не хватать.

Лучше распечатывать информацию по их запросу, дополнительно контролировать, что распечатала программа, и только после этого передавать распечатку проверяющим.

О том, что делать, если инспектор просит доступ к 1С, читайте тут.

Лучше всего, если рядовые сотрудники будут говорить приблизительно следующее: «Я Иванов Иван Иванович, вот мой паспорт. В компании работаю на должности менеджера по продажам. Получаю зарплату только по ведомости в размере 15 000 руб., работой доволен».

Если проверяющие задают какие-либо вопросы, на которые работники отвечать не должны, будет хорошо, если они заучат простую стандартную фразу: «Об этом мне ничего не известно, пожалуйста, обратитесь к моему руководству».

Подобная тактика приводит к тому, что проверяющие вынуждены будут задавать неудобные вопросы руководству, т. е. лицам, которые наиболее подготовлены к защите интересов компании.

Кроме того, должно быть строжайше запрещено обсуждать какие-либо рабочие вопросы в коридоре, а уж тем более – в присутствии проверяющих.

Особенно это важно в начале проверки: опыт показывает, что чем более жестко и компетентно поставят себя специалисты компании, тем меньше будет неоснованных на законе претензий в будущем. Это вопрос по большей части психологический: кто будет в процессе общения ведущим, а кто – ведомым. Ведущим быть выгоднее.

В итоге компания легко попадает в порочный круг соглашательства: «Давайте не будем спорить и портить отношения», вместо того, чтобы защищать свои интересы всеми доступными законными способами.

Во-первых, набрав «нарушений» на требующуюся сумму, налоговые органы не станут проверять дальше. А «накопанное» можно будет потом оспорить в суде, где и просветить проверяющих на предмет имеющихся у них заблуждений.

Во-вторых, если они предъявят претензии по неким формальным доводам и спор останется в рамках спора по вопросам права, выстроить позицию в интересах налогоплательщика в суде будет намного проще. «Просвещенные» же проверяющие могут действительно начать выискивать схемы и, чего доброго, найдут. Тогда опровергать собранные ими факты будет сложнее.

С 22 октября новые правила трудовых проверок. Готовьтесь в нашем онлайн-курсе по кадровому учету. Научим составлять документы так, что ни один инспектор не придерется.

Обучение полностью дистанционно. Выдаем сертификат. Записывайтесь.

Проверки: как себя вести рядовым сотрудникам

В сети очень много материалов относительно того, как необходимо вести себя при проверках первым лицам предприятий (руководителю, главному бухгалтеру). Однако у большинства компаний помимо указанных должностных лиц достаточно других штатных сотрудников. И в настоящей заметке мы хотели бы дать рекомендации, как себя стоит вести при проверках контролирующих органов именно рядовым сотрудникам.

Зачастую, при проверках компании, сотрудники – ее самое слабое звено. Поэтому самым важным разделом подготовки компании к приходу нежданных гостей является инструктаж всего персонала по действиям в нестандартных для компании ситуациях. Для больших компаний вообще имеет смысл провести в компании специальный тренинг по действиям сотрудников при проведении проверок, следственных действий, оперативно-розыскных мероприятий контролирующими (правоохранительными) органами.

Поскольку проведение проверок, и нередко с превышением полномочий, означает для сотрудников работу в стрессовой ситуации, а уровень стрессоустойчивости у всех разный, наиболее легкая и эффективная модель поведения – сразу уходить в «глухую защиту». Такая тактика минимизирует риски как для самого сотрудника, так и для компании-работодателя.

  1. По всем вопросам деятельности компаний частной собственности ответственность (включая уголовную) несут лишь служебные лица компании, к которым согласно УК Украины (ч.3 ст.18) относятся лица, которые занимают постоянно или временно в компаниях должности, связанные с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций, или выполняют такие функции по специальным полномочиям. Работники предприятий, учреждений, организаций, выполняющие профессиональные (адвокат, врач, учитель и т.п.), производственные (например, водитель) или технические (машинистка, охранник и т.п.) функции, могут признаваться служебными лицами только при условии, что наряду с этими функциями они исполняют организационно-распорядительные или административно-хозяйственные обязанности. Даже если выполнение таких функций временное (например, сотрудник назначается и.о. руководителя на время отсутствия такового, или сотруднику поручено осуществить административно-хозяйственные обязанности по разовой доверенности).
  2. Предоставлять любую информацию, касающуюся хозяйственной деятельности компании, может только директор (руководитель) и другие лица, у кого есть доверенность, которая дает им право действовать от имени компании по соответствующим вопросам. Сотрудники, которые не имеют такой доверенности, не вправе предоставлять какую-либо информацию или документы без ведома руководителя.
  3. Штатные сотрудники работают на компанию-работодателя, а не на проверяющих, и подчиняются на рабочем месте рядовые сотрудники именно работодателю, а не представителям контролирующих органов. РЯДОВОГО СОТРУДНИКА ПРОВЕРЯЮЩИЕ НЕ МОГУТ (нет законодательных оснований) ПРИВЛЕЧЬ К ОТВЕТСТВЕННОСТИ НИ ЗА ОТКАЗ ОБЩАТЬСЯ, НИ ЗА ОТКАЗ ВЫДАЧИ/ПОДПИСИ КАКИХ-ЛИБО ДОКУМЕНТОВ. А вот работодатель может привлечь к дисциплинарной, административной и даже уголовной ответственности за нарушение трудовой дисциплины и за разглашение конфиденциальной информации и коммерческой тайны.
  4. При попытках общения с обычными сотрудниками представителей проверяющих органов прежде всего нужно попросить предъявить служебные удостоверения и не торопясь внимательно переписать из них все данные на лист бумаги, положив его затем в карман одежды. БЕЗ ПРЕДЪЯВЛЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО УДОСТОВЕРЕНИЯ НИ ГОВОРИТЬ НИ СЛОВА НИ НА КАКУЮ ТЕМУ. Если удостоверение предъявили быстро («сунув на секунду под нос») и тут же спрятали – сослаться на служебную инструкцию, требующую переписывать данные всех посетителей, без чего общаться запрещается под угрозой административных санкций, а об отказе предъявления удостоверений по инструкции требуется доложить руководству. Если служебное удостоверение предъявляется с вопросом «для каких целей необходимы данные», необходимо отвечать «с целью возможной подготовки жалобы в прокуратуру или суд о превышении полномочий и противодействию законной хозяйственной деятельности.» Если удостоверение не предъявляются – следует немедленно доложить руководителю и/или в службу безопасности компании/пост охраны или в юр.отдел.
  5. После переписывания данных служебных удостоверений следует на все вопросы отвечать стандартными фразами «Я не могу обсуждать это, поскольку за разглашение коммерческой тайны и конфиденциальной информации могу быть привлечен к ответственности вплоть до уголовной. На любые Ваши вопросы ответит наш директор». Или «Я не компетентен в данных вопросах».
  6. Если проверяющие вдруг начинают «прессовать», любой сотрудник может отказаться отвечать на вопросы, сославшись на ст. 63 Конституции Украины, согласно которой лицо не несет ответственности за отказ давать показания или объяснения в отношении себя.
  7. Любой сотрудник, кроме руководителя компании, при проверке не должен подписывать никаких документов и ссылаться на то, что «Согласно моим должностным обязанностям я не имею право подписи никаких документов, имеющих отношение к деятельности компании».
  8. На просьбу и/или требование о выдаче каких-либо документов или образцов товаров и пр. следует отвечать «Это за пределами моей компетенции, обратитесь к директору компании, потому что без его указания должностная инструкция не позволяет мне совершать никаких значимых действий».
  9. Если во время проведения проверки в компании отсутствует руководитель, а проверяющие настаивают на вручении направления на проведение проверки и ее проведении, сотруднику компании следует известить проверяющих о занимаемой должности, и в дальнейшем указывать ее, расписываясь в документах, связанных с данной проверкой (например – офис-менеджер Иванова И.И., доверенность отсутствует).
  10. Если сотрудник растерялся и не знает, как поступать и что делать/говорить, лучше не делать ничего: ничего не говорить, ничего не выдавать, ничего не подписывать, никуда не ехать. Не помогать и не препятствовать.

Рядовым сотрудникам следует усвоить основное правило – на все вопросы любых контролирующих органов при проверках отвечает только руководитель и в идеале в присутствии юриста. всякая самодеятельность и самостоятельное принятие решений недопустимо. Все решения принимает только руководитель.

В интересах работодателя обязательно иметь в компании соответствующую утвержденную служебную инструкцию на случай проведения проверок, журнал проверок, Положение ко коммерческой тайне и конфиденциальной информации со всеми необходимыми приложениями (извлечение из законодательства, форма подписки о неразглашении, форма акта передачи информации, форма письменного обязательства третьих лиц (посетителей) о неразглашении и пр.), должностные инструкции для каждой штатной должности.

7 правил поведения при проверке государственными органами Материал редакции

Партнер адвокатского бюро Buzko Kokorin Илья Кокорин поделился с читателями vc.ru практическими советами о том, что делать и как себя вести, если в офис пришли сотрудники контролирующих органов.

Несмотря на неоднократные заверения о прекращении нападок на бизнес, на практике количество проверок контролирующими органами не уменьшается. Чаще всего предпринимателям приходится сталкиваться с представителями прокуратуры, налоговой инспекции, Роспотребнадзора, трудовой инспекции, Роскомнадзора и МЧС.

В данной статье я поделюсь советами, которые могут быть полезны предпринимателям, внезапно столкнувшимся с сотрудниками контролирующих органов у себя в офисе или на производстве.

Правило № 1. Не паниковать и вести себя нейтрально-добродушно

Каким бы банальным не казался данный совет, сдержанное и нейтральное поведение в ходе проверки поможет избежать ошибок, вызванных эмоциональным перенапряжением. Нужно понимать, что сотрудники проверяющих органов – простые люди, выполняющие свою работу. Они, разумеется, вам не друзья, но и врагами они также не являются.

Агрессивное поведение лишь отвлечет ваше внимание и не позволит контролировать ситуацию, что зачастую является залогом успеха. Умеренно добродушная беседа позволит вам выяснить прямую, а может быть, и косвенную цель проверки, что даст вам дополнительное время для планирования дальнейших шагов.

Правы вы или нет, но запомните навсегда – никогда не оказывайте сотрудникам проверяющих органов силового противодействия. Ни к чему хорошему это не приведет и может вылиться в ответственность по ст. 318 УК РФ («Применение насилия в отношении представителя власти»), вплоть до лишения свободы сроком в 10 лет. Если по вашему мнению в ходе проверки допускаются грубые нарушения закона, это может стать основанием для оспаривания результатов такой проверки и привлечения контролеров к ответственности. Смотрите в этой связи правило № 6.

Правило № 2. Проверить полномочия контролера

В самом начале знакомства с представителем контролирующего органа необходимо попросить его предъявить служебное удостоверение, а также сделать для себя запись ФИО и иной информации о проверяющем (№ удостоверения, кем и когда выдано, должность и так далее). Такая информация позволит вам определиться с проверяющим органом (и соответственно, видом проверки), а также пригодится для дальнейшего оспаривания действий контролера.

В большинстве случаев проверка может проводиться только на основании распоряжения или приказа о проведении проверки (например, такое правило установлено для налоговых органов, Роспотребнадзора, Ростехнадзора, ФАС РФ и МЧС). Проверьте, чтобы лицо, указанное в таком документе, совпадало с лицом, предъявившем удостоверение. Такие бдительные действия с вашей стороны не оставят у контролера сомнений в вашей осведомленности о своих правах и зададут правильный тон для проверки.

Правило № 3. Записать ход проверки на видео или аудио

Видео- и аудио-съемка собственных помещений не запрещена, поэтому остановить вас в использовании этого права сотрудники контролирующих органов не вправе. Более того, зачастую они сами прибегают к таким средствам фиксации — такое правомочие предоставлено, например, налоговым органам (п. 4 ст. 92 НК). Фиксация хода проведения проверки, вопросов и требований контролеров облегчит процесс доказывания нарушений с их стороны, а также позволит избежать явных и откровенных правонарушений и случаев превышения полномочий.

Правило № 4. Отвечать на вопросы контролеров строго в рамках трудовой функции

Представители контролирующих органов любят задавать наводящие вопросы и выпытывать нужную им информацию. При этом отличным источником такой информации выступают сами сотрудники проверяемой компании, готовые делиться своими мыслями и догадками. Такая сговорчивость усугубляется стрессом и в итоге может дорого обойтись работодателю.

Поэтому важно, чтобы каждый работник отвечал только на те вопросы, которые непосредственно относятся к его трудовой функции, закрепленной в трудовом договоре и должностных инструкциях. Например, штатный программист по характеру работы не должны знать о том, с какой целью компанией приобретались прокатные станки и сколько они стоили. Даже если он догадывается, лучше всего ответить «Не уверен, это не входит в круг моих должностных обязанностей».

Разумеется, следует заблаговременно провести беседу с работниками, рассказать им, как стоит себя вести при общении с контролерами, успокоить тем, что ст. 307 УК РФ («Заведомо ложные показания») к ним неприменима и для верности грамотно оформить должностные инструкции работников. Более того, каждый работник компании всегда может воспользоваться ст. 51 Конституции РФ и отказаться свидетельствовать против себя и своих близких.

Правило № 5. Передавать документы только по описи

Все документы компании должны передаваться контролерам строго по акту приема-передачи. Такой акт должен содержать список всех передаваемых документов, с указанием количества страниц, а также обозначением того, передаются оригиналы или копии документов. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается представителями компании и контролирующего органа. Один экземпляр акта остается в компании. Это необходимо для того, чтобы в случае утери проверяющим органом копий вы смогли доказать, что они были переданы в ходе проверки.

Обратите внимание, что оригиналы документов подлежат изъятию в исключительных случаях. Например, налоговые органы вправе произвести выемку подлинников лишь в случае, если для осуществления контроля недостаточно копий, и у налогового органа есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены (п. 8 ст. 94 НК РФ). При этом при изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. Такое же правило установлено для работников полиции (п. 1 ст. 15 Закона «Об оперативно-розыскной деятельности»).

Также помните, что документы, в отношении которых в компании установлен режим коммерческой тайны, могут изыматься только на основании судебного решения (ч. 3 ст. 183 УПК РФ). При правильном оформлении режим коммерческой тайны может «покрывать» значительный объем сведений, как минимум, например, клиентскую базу и внутренние производственные политики.

Правило № 6. Выявить, зафиксировать, обжаловать

Порядок и условия проведения проверок разнятся в зависимости от типа проверок (плановых или внеплановых, выездных или документарных), проверяющего органа и обстоятельств конкретного дела. Для информации, можете проверить, планируется ли в отношении вашей организации проведение плановой проверки в 2016 году в Едином реестре плановых проверок. В настоящем пункте затрону только внеплановые выездные проверки, поскольку в силу своей срочности и непредсказуемости к ним сложнее всего подготовиться.

За некоторыми исключениями, требующими незамедлительной реакции со стороны контролирующего органа, внеплановая выездная проверка должна быть согласована с органом прокуратуры. Такое требование распространяется на проверки Роскомнадзора, трудовой инспекции, Роспотребнадзора, МЧС и другие. Убедитесь, что данное согласие на проверку было заранее получено контролером.

Проводимая проверка должна относиться к полномочиям проверяющего органа. При этом сам орган не должен выходить за пределы, установленные специальными правилами для данного вида проверок. Например, в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трёх лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки. Иначе говоря, если решение вынесено в 2016 году, то проверка может охватывать только периоды с 2013 по 2016 годы. При этом налоговый орган не вправе проводить две и более выездные налоговые проверки по одним и тем же налогам за один и тот же период (пп. 4, 5 ст. 89 НК РФ).

О внеплановой выездной проверке проверяемое лицо должно быть предупреждено не менее чем за 24 часа до начала ее проведения любым доступным способом. Неисполнение данного требования является грубым нарушением закона. Однако следует отметить, что данное требование применяется далеко не ко всем видам внеплановых проверок. Налоговые органы и прокуратура, например, не обязаны предупреждать о выездных проверках.

Большинство проверок заканчивается составлением итогового документа: протокола или акта. Такие документы чрезвычайно важны, поэтому перед их подписанием убедитесь в том, что все изложенное в них соответствует действительности. Если вы считаете, что в ходе проверки были нарушены требования закона, а зафиксированные в протоколе или акте обстоятельства недостоверны, сделайте об этом запись в итоговом документе — не стесняйтесь. Помните, отказ от подписания хуже, чем подписание с детальным изложением всех нарушений и несогласий.

После подписания следует безотлагательно обратиться с жалобой в вышестоящие надзорные инстанции, а также в прокуратуру, изложить все обстоятельства, а также приложить заверенные копии подтверждающих доказательств.

Правило № 7. Связаться с юристом

Российское регулирование в области государственных проверок чрезвычайно разнообразно и разобщено – это и отдельный закон «О защите прав юридических лиц и ИП при осуществлении государственного контроля (надзора)», отраслевые акты (например, глава 14 НК РФ) и многочисленные методические рекомендации, изданные для отдельных видов проверок.

Ошибки, совершенные в самом начале: предоставление лишних документов, разглашение ценной информации, пропуск срока для заявления возражений и прочего, могут быть трудно исправимы в дальнейшем. Поэтому наличие в вашей команде хорошего юриста необходимо. Опять же присутствие внутреннего юриста или внешнего консультанта непосредственно во время самой проверки поможет сдержать пыл контролеров и задать правильный тон беседы.

Что делать при проверке без предупреждения

Неожиданный визит государственных инспекторов способен выбить из колеи даже уравновешенного человека. В стрессовой ситуации предприниматели и ответственные сотрудники нередко допускают ошибки. Именно поэтому юристы рекомендуют сохранять спокойствие. Если представители контролирующей службы пришли в офис с проверкой, необходимо следовать заранее утвержденной инструкции. Наличие на предприятии продуманной системы защиты существенно снизит административные риски.

Предупрежден, значит вооружен

Юридическую защиту бизнесу от необоснованного давления властных структур предоставил закон ФЗ № 294. Прийти с внеплановой проверкой сотрудники контролирующих органов могут только с разрешения прокуратуры. График очередных мероприятий ежегодно публикуют на официальном сайте надзорного ведомства.

Базовый уровень

Ключевым элементом системы безопасности является знание нормативных актов. Подробное описание правил проверки закреплено ФЗ о защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. До конца 2018 года в стране действует мораторий. От планового контроля малый и средний бизнес освободили. Отступать от указания президента разрешено в исключительных случаях после согласования с прокуратурой. Максимальная продолжительность проверки не должна превышать 20 суток, а дублирование направлений признано грубым нарушением.

Мораторий не распространяется на деятельность отдельных органов. Так, не убережет распоряжение от визита налоговых или таможенных инспекторов, правоохранителей, специалистов валютного регулирования.

Важным элементом безопасности становится подготовка штатных сотрудников. Персонал должен располагать подробной инструкцией на случай явки ревизоров. Скоординированные и грамотные действия исключат злоупотребления, а также сократят риск получения инспекторами искаженных сведений. Юристы настаивают на внедрении целого механизма:

  1. Режим коммерческой тайны. Предприниматель или руководитель фирмы вправе утвердить специальный регламент. Наемных работников потребуется ознакомить под подпись с перечнем данных, распространение которых не допускается.
  2. Пропускная система. Службе охраны необходимо дать точные указания на случай явки чиновников. Так, контролеры не должны встретить открытого сопротивления. Охранники обязаны ознакомиться с их удостоверениями, внести запись в книгу посещений и доложить о визите уполномоченному лицу. Пропускной режим не является нарушением. Препятствование же работе сотрудников государственных ведомств признается проступком и влечет наложение санкций (19.3–19.4 КоАП РФ).
  3. Политика «глухой обороны». Работодатель вправе свести общение с сотрудниками надзорных ведомств к минимуму. Аргументом послужит отсылка к статье 51 Конституции РФ. Норма разрешает не свидетельствовать против себя. Избежать случайных ошибок и оговорок наемного персонала предприниматель может за счет четкого разграничения полномочий. Глава компании официально делегирует функцию по выдаче документов и пояснений одному специалисту. В большинстве случаев таковым становится квалифицированный юрист. Инспекторов о принятом решении уведомляют в письменной форме с указанием способов связи и контактных данных. Исполнять запросы контролирующего ведомства другим работникам не потребуется. При предъявлении требования они вправе сослаться на отсутствие соответствующих полномочий.
  4. Регулярный анализ рисков. О необходимости и эффективности самоконтроля неоднократно заявляли представители федеральных ведомств. Минтруд России даже запустил специальную программу онлайн-диагностики бизнеса. Используя методические рекомендации государственных служб, можно периодически оценивать деятельность на соответствие нормативам и стандартам. Поможет избежать ошибок и памятка предпринимателя Прокуратуры РФ. Такие инструкции публикуют на сайтах региональных управлений.

К дополнительным мерам защиты специалисты относят мобильное приложение «Набат», разработанный по инициативе омбудсмена Титова. Мобильное приложение позволяет бороться с незаконными действиями и обеспечивает правовую поддержку коммерсантов при неожиданной явке ревизоров. Большое значение имеет присутствие в штате дипломированного юриста. Если нанять специалиста не получается, можно заключить соглашение на оперативное обслуживание.

Проверка в отсутствие предпринимателя

Закон № 294-ФЗ запрещает проведение контрольных мероприятий в отсутствие коммерсанта либо его доверенного лица. Исключениями признаны следующие обстоятельства:

  • причинение вреда людям, окружающей среде, имуществу третьих лиц;
  • нанесение ущерба памятникам и культурным объектам;
  • угроза государственной безопасности;
  • создание риска чрезвычайной ситуации, аварии.

При наличии хотя бы одной из причин чиновники приходят без предупреждения. В аналогичном порядке проводят мероприятия по представлению государственных или муниципальных органов (статья 10 закона 294-ФЗ). Об иных внеплановых проверках представителей бизнеса уведомляют за 24 часа.

Если проверяющими органами инициирована проверка в отсутствие владельца, действовать следует удаленно. Предприниматель вправе пообщаться с должностными лицами по телефону, выяснить причины визита, номер и основания предъявленного акта.

При отсутствии уполномоченного специалиста фиксировать действия инспекторов придется присутствующему на работе сотруднику. Давать пояснений он не должен. В разговорах с чиновниками лучше ссылаться на статью 51 Конституции РФ и угрозу увольнения за разглашение коммерческой тайны. А вот переписать реквизиты удостоверений можно. Информация облегчит оспаривание незаконных решений.

Предпринимателю рекомендуют немедленно прибыть на место. Если лично встретиться с ревизорами не удается, необходимо отправить для беседы доверенного представителя.

Проверка в присутствии бизнесмена

Личное участие в контрольном мероприятии позволяет в полной мере реализовать право на защиту. Алгоритм действий сводится к следующему:

  1. Установление личности инспекторов. Случаи мошенничества с использованием поддельных удостоверений до сих пор встречаются в практике. Исключить риск позволит оценка подлинности документов. Если в офис явились сотрудники налоговой службы, можно позвонить в территориальную инспекцию для уточнения данных. Аналогичный порядок применяется для подтверждения полномочий представителей других ведомств. Не будет лишним удостовериться и в действительности визы прокуратуры.
  2. Контроль доступа. Нередко инспекторы привлекают к проверке сотрудников правоохранительных структур. Практика основана на статье 13 закона № 3-ФКЗ. Присутствие в помещениях представителей ОБЭП или иных подразделений МВД РФ допускается только при надлежащем оформлении. Полицейские должны быть включены в состав проверяющей комиссии по соответствующему запросу контролирующего органа. Имена правоохранителей вносят в акт о назначении мероприятия. Случаи обязательного присутствия блюстителей закона описаны, например, в письме ФНС РФ № АС-4-2/14007 от 24.08.2012 года.
  3. Съемка. Фиксировать происходящее на камеру целесообразно с момента появления представителей надзорного ведомства. Если видеооборудования нет, можно использовать аудиоустройства. Доказательством впоследствии становятся даже записи, сделанные стационарными приборами в коммерческих помещениях. При отсутствии техники придется обойтись протоколом. В документе следует отразить все действия и заявления должностных лиц.
  4. Психологический щит. Верить на слово инспекторам государственного контроля не стоит. Практика показывает, что чиновники склонны сгущать краски и нагнетать ситуацию. Волноваться, грубить или выходить из себя не рекомендуют. Даже при выявлении нарушений у предпринимателя будет время выстроить линию защиты. В ходе проверки следует внимательно следить за действиями ревизоров, анализировать предъявленные требования и стараться доказать добросовестность. Без одобрения юриста подписывать документы опасно. Если специалист прибыть на место не успел, необходимо внести в акт все возражения и претензии. При отсутствии таковых можно обойтись формулировкой «с выводами контролирующего органа не согласен».

При проведении проверки представители надзорных ведомств нередко изымают документы и вещи. Точное их наименование указывают в описи. В противном случае доказать факт вручения будет сложно. Если отдельные бумаги коммерсант хранит вне офиса, их разрешено предъявить позже.

Немедленно передать инспекторам следует лишь те документы, которые должны находиться в магазине или на производственном объекте. Отложить предприниматели вправе и письменные объяснения. Ответственность за это не предусмотрена.

Особые правила необходимо соблюдать при проведении проверок правоохранительными структурами. Уже на этапе ознакомления с удостоверениями следует поинтересоваться юридическим основанием. Доследственные мероприятия проводят в рамках статей 144–145 УПК РФ. Полномочия полицейских ограничены. Правоохранители не могут организовать обыск или устроить полноценный допрос. Сотрудники ведомства вправе предложить предпринимателю подтвердить пояснения на полиграфе. Задачей проверки является установление связи между негативными последствиями и действиями лица. Целью служит подтверждение состава преступления для последующего возбуждения уголовного дела.

Важно! Нередко сотрудники государственных структур умышленно провоцируют бизнесмена на дачу взятки. Реагировать на такие выпады и намеки нельзя. Попытка избежать административной ответственности обернется уголовным преследованием.

Что делать после визита инспектора

По завершении любого контрольного мероприятия необходимо обратиться за юридической консультацией. Оптимальным вариантом станет продолжение сотрудничества со специалистом, курировавшим проверку. В сложных случаях к работе привлекают нескольких адвокатов.

Первостепенной задачей правозащитников является оценка перспектив. Юристы выявляют уязвимые места, прогнозируют исход разбирательства, выстраивают позицию.

Следующим этапом становится изучение решения контролирующего органа и составление жалоб. Акты налоговой инспекции, Роспотребнадзора, антимонопольной службы и других исполнительных структур можно оспорить в административном порядке. Вышестоящие инстанции наделены полномочием по отмене решений, принятых незаконно. Если урегулировать конфликт не удастся, дело передают в арбитражный суд.

Иногда надзорный орган заключает с коммерсантом мировое соглашение. Механизм вызывает острые споры среди юристов, но продолжает активно развиваться. Суть его заключается в отказе контролеров от части претензий взамен на оперативную оплату фиксированного штрафа. Нарушитель, в свою очередь, не пытается обжаловать итоги проверки. Первым примером верности подхода стало постановление ВАС РФ № 16370/11 от 26.06.2012. Впоследствии служители Фемиды подтвердили законность мировых соглашений. Наиболее полное юридическое обоснование приведено в постановлении Пленума ВАС № 50 от 18.07.2014.

Как вести себя при проверках руководителю организации?

Данная заметка посвящена тому, как вести себя при проверках руководителю организации. Из данной заметки вы узнаете о тактике действий организации, при проведении контролирующим органом проверки ее деятельности, заметка будет полезна всем без исключения руководителям.

Хотя в действующем российском законодательстве и закреплена презумпция добросовестности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, тем не менее, государственный или муниципальный чиновник приезжает к вам не для того, чтобы попить чаю, а с целью выявить несоответствие той или иной сферы деятельности юридического лица определенным нормативным требованиям (ему же надо показать вышестоящему руководству, что он работает, а не сидит, сложа руки).

При прибытии любого чиновника с проверкой, в том числе и государственного трудового инспектора, прежде всего надо постараться не поддаваться панике. Следует иметь в виду, что инспектор такой же человек, как и вы, и ему свойственно ошибаться. На этом можно и нужно сыграть вам, чтобы максимально защитить интересы вашей организации.

Далее, я представлю вам определенный алгоритм действий, касающийся того, как вести себя при проверках. Итак:

1. Получив сообщение от своих подчиненных о внезапном приезде проверяющего, — держитесь спокойно и хладнокровно. Этим вы подчеркнете свою невозмутимость и дадите понять своим подчиненным, что ситуация находится под контролем. Ваше спокойствие передастся подчиненным, а это очень важно, так как не всегда вы, как руководитель организации, будете непрерывно сопровождать проверяющего и отвечать на все его вопросы.

2. Определитесь с тем, кто будет в ходе проверки представлять организацию вместо вас, на тот случай, если вы по каким-либо причинам сами не сможете или не захотите принимать во всём этом какое-либо участие. Определить доверенное лицо, которое будет официально представлять организацию, я считаю необходимым, так как это позволит вам избежать утечки той информации, представлять которую проверяющему крайне нежелательно. Порой неосторожно оброненная фраза способна дать проверяющему пищу для размышления, а также основания для более тщательной проверки. Поэтому пока проверяющий находится на территории организации, вам просто необходимо «приклеить» к нему либо своего доверенного либо неотступно находиться рядом самому.

3. Необходимо понимать – если к вам в организацию прибыл проверяющий – то для вашей организации началась так называемая выездная проверка, порядок осуществления которой регулируется ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 22.12.2008 (в редакции ФЗ от 30.07.2010 №242-ФЗ).

4. После встречи проверяющего необходимо потребовать у него служебное удостоверение, чтобы убедиться в том, что перед вами, действительно, представитель контролирующего (надзорного) органа, а не какой-нибудь проходимец или представитель враждебной вам коммерческой структуры.

Кроме того, прибывший чиновник обязан представить вам для ознакомления заверенную печатью копию распоряжения (приказа) руководителя (заместителя руководителя) органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля о назначении выездной проверки. В данном приказе (распоряжении), кроме всего прочего, прописываются цели, задачи и основания проведения выездной проверки.

С предъявленными документами (служебным удостоверением и копией приказа о назначении выездной проверки) вам необходимо внимательно ознакомиться.

Со служебного удостоверения чиновника я рекомендую вам сделать светокопию. Что касается приказа (распоряжения), то его копия, заверенная печатью, должна быть вручена вам под роспись самим проверяющим, согласно п.3. ст.14 вышеуказанного Федерального закона.

5. Следует обязательно проверить полученные от чиновника документы. Для этого необходимо оставить чиновника с вашим доверенным лицом и позвонить в орган, от имени которого прибыл чиновник, и уточнить работает ли там проверяющий с такой фамилией и с таким номером служебного удостоверения. Вполне возможно, что под видом государственного чиновника в корыстных целях действует представитель недружественной вам коммерческой организации.

6. Даже если проверяющий с фамилией, указанной в удостоверении действительно работает в органе, от имени которого он заявился к вам с проверкой, не спешите терять бдительность, так как не каждый чиновник вправе проводить у вас проверку.

Дело в том, что согласно п.1 ст.14 ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 22.12.2008 (в редакции ФЗ от 30.07.2010 №242-ФЗ) проверка может проводиться только должностным лицом или должностными лицами, которые указаны в распоряжении или приказе руководителя, заместителя руководителя органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля.

На практике бывает, что проверяющий, на имя которого выписано распоряжение о проверке, по каким-то причинам не смог прибыть для ее проведения, и вместо него с той же целью прибыл другой проверяющий.

В таком случае, конечно, можно не допустить проверяющего до осуществления проверки — в силу отсутствия у него необходимых полномочий на проверку. Однако позднее проверяющий, безусловно, придет снова, но на этот раз не только с правильными документами, но и с желанием наказать вас за излишнюю принципиальность.

Поэтому не советую ссориться с проверяющим, даже если распоряжение о проведении проверки оформлено с нарушениями требований федерального закона.

В такой ситуации необходимо быть хитрее и указанное обстоятельство использовать в своих целях, но только потом, а сначала допустить чиновника на территорию организации выполнить все действия, которые требует проверяющий, предоставить ему все документы, которые он просит — пусть проверяет и пишет.

Дело в том, что в такой ситуации появляется возможность не опровергать какие-либо конкретные результаты проверки, а поставить под сомнение законность самой проверки, что, разумеется, гораздо выгоднее, тем более, что с повторной проверкой проверяющие смогут прибыть только с санкции своего вышестоящего органа, а обращаться туда им не выгодно, поскольку тем самым они расписываются в собственном непрофессионализме.

7. В процессе общения с проверяющим необходимо тщательно обдумывать каждое слово, поскольку проверяющий — это не просто собеседник, а официальное лицо, а само общение с ним — это не просто беседа, а объяснения, и потому ответы на вопросы будут зафиксированы на бумаге (возможно в форме протокола).

8. Общая линия поведения, касающаяся того, как вести себя при проверках, и позволяющая свести к минимуму принятие по окончанию проверки неблагоприятного для организации решения, мне видится следующим образом:

— необходимо предоставлять как можно меньше документов и информации о вашей организации.

— никогда не спешите давать объяснения и замечания по ходу составления протокола.

— лучше дать возможность проверяющему наделать ошибок, чем исправлять их во время проверки.

— лучше никогда не признавать свою вину, даже если она очевидна. В дальнейшем, можно попытаться найти доказательства того, что вина отсутствовала.

9. Следует также отметить, что срок проведения проверки не может превышать двадцать рабочих дней.

По результатам проверки составляется акт по установленной типовой форме в двух экземплярах. Указанный акт оформляется непосредственно после завершения проверки. Один экземпляр акта с копиями приложений проверяющий вручает вам, как руководителю организации, или уполномоченному вами лицу под расписку об ознакомлении.

Если вы будете не согласны с фактами, выводами, предложениями, изложенными в акте проверки, либо с выданным предписанием об устранении выявленных нарушений – вы вправе в течение 15 дней с даты получения акта проверки представить в проверяющий орган в письменной форме возражения в отношении акта проверки и (или) выданного предписания об устранении выявленных нарушений в целом или его отдельных положений.

Правила поведения при налоговой проверке

Какие правила поведения при налоговой проверки, как вести себя при проверке.

Как вести себя в случае налоговой проверки? Что делать? Какие мои права и какие обязанности? Что должны знать мои сотрудники. Эти и ряд других вопросов возникают у руководства предприятий и предпринимателей, когда узнают о готовящейся проверке или когда проверяющие на пороге.

Чтобы облегчить поиски ответов, мы подготовили эту статью. Надеемся, она ответит на часть возникших вопросов. Если какие-то останутся не решенными, обращайтесь — мы всегда готовы к сотрудничеству.

Основные правила поведения при проверках:

1. Проверка служебных удостоверений лиц, явившихся на проверку. Для этого нужно наладить работу охранников на контрольно-пропускном пункте (или на входе). Именно им желательно проверять служебные удостоверения пришедших на проверку и одновременно уведомить руководство (или юриста) о проверке.

2. Ещё до того, как впустить проверяющих на территорию, нужно взглянуть на документ, подтверждающий повод визита: либо направление на проверку, убедиться, что такой документ есть, что на нём стоит подпись уполномоченного лица, что оно касается именно Вашего предприятия. На этом этапе определяется, какой повод визита и руководству становится понятна дальнейшая тактика поведения. Если речь идёт о внеплановой проверке, нужно посмотреть в документах на проверку, какое основание для внеплановой проверки и какой предмет такой проверки. Помнить, что копию направления должностное лицо проверяющего органа обязано вручить Вам .

3. Следует завести на предприятии журнал проверок и предлагать проверяющим расписываться в таком журнале. Они обязаны это сделать по требованию представителей предприятия.

4. Следует пригласить проверяющих в административное помещение и, начать беседу с целью определения их фактических пожеланий и цели визита. Строить диалог с проверяющими желательно в спокойной, в меру любезной манере, с соблюдением элементарных правил вежливости, демонстрируя стремление содействовать в меру своих возможностей. Если юрист не присутствует во время проверки, желательно обеспечить присутствие юриста. Важно убедить проверяющих в необходимости дождаться приезда юриста – чаще всего они не возражают против этого. В это время можно попробовать выяснить их намерения, установить конкретный перечень объектов и документов, которые они намерены проверять. Позаботьтесь, чтобы задачи сотрудникам ставили не проверяющие органы, а сам директор или уполномоченное им лицо. Важно предупредить об этом и сотрудников. Они должны понимать и своим поведением объяснять, что предоставить тот или иной документ, осуществить то или иное действие они могут лишь по поручению директора, а не проверяющего органа. Спокойный ответ, например, «Мне не позволяет должностная инструкция это делать без указания директора» или «Пожалуйста, обратитесь к директору, без его разрешения я не компетентен передать вам это» вполне подходящие.

5. При проведении проверок желательно обеспечить как можно меньшее количество представителей предприятия, которые общаются с проверяющими (если этого не требуют вопросы проверки). Причём при плановых и даже некоторых внеплановых проверках директор может принимать участие только на начальной, а иногда и заключительной стадии проверки, а в остальное время – передать кураторство проверкой своему заместителю и юристу (кроме случаев, когда проводится серьёзная проверка).

ОЧЕНЬ ВАЖНО ДОВЕСТИ ДО СВЕДЕНИЯ СОТРУДНИКОВ: они не обязаны давать какие-либо пояснения в ходе проверки или даже проведения следственных действий, у них есть право сохранять молчание. Зачастую некоторые сотрудники, опасаясь, что их привлекут к ответственности за молчание, могут без злого умысла распространить сведения, которые могут не касаться проверки, но могут, например, навредить партнерам по бизнесу и т.п.

6.В ходе проведения проверки следует выполнять законные требования проверяющих – предоставлять им только те документы и информацию, которые относятся к предмету проверки.

7. По итогам проверки проверяющие могут составлять акты и предписания, в которых указываются выявленные нарушения. Очень важно позаботиться о том, чтобы все Ваши возражения, связанные с проведением проверки и её выводами, получили отражение в таких актах . Поэтому на момент подписания акта проверки директором (или представителем) предприятия следует сделать отметку о том, что возражения будут дополнительно подготовлены и приложены к акту проверки. Или, если возражения уже готовы на отдельном документе, следует сделать ссылку на такой документ и приложить его к акту. Также допускается записать возражения в самом акте в момент, когда акт предлагается для подписания.

Рекомендуем ознакомиться с отдельной страничкой нашего сайта, посвященной теме подготовке налогоплательщика к налоговым проверкам…

В заключение по данному виду визитов отметим, что предприятию предоставлено право осуществлять аудио и видеозапись проверок, которые проводятся на предприятии. Это право может быть использовано, чтобы призвать проверяющие органы к прекращению нарушения законных прав компании. Кроме того, в случаях, когда действия проверяющих очевидно незаконны (например, они пытаются попасть на территорию с проверкой без наличия документов для проверки) существуют так называемые «горячие линии» — телефоны, по которым можно сообщить о нарушениях со стороны проверяющих органов и потребовать поддержки (вплоть до вызова милиции).

Резюмируя сказанное — только знание Вами своих прав и обязанностей налогоплательщика, поможет Вам избежать большинства неконтролируемых ситуаций, сэкономит затраты времени и средств. Прежде всего, потери могут выразиться для Вас в размерах штрафов, пени и недоимки, начисленных контролирующими органами в результате проверки.

Эффективным выходом для Вас в подобных ситуациях служит обращение к внешним консультантам, компаниям, предоставляющим бухгалтерские и юридические услуги. Как правило, на первый взгляд дорогостоящие услуги аудиторов и юристов в конечном итоге обходятся предприятию экономически выгоднее, возможных начислений штрафных санкций. Специалисты компании «Аудит. Бухгалтерия. Аутсорсинг», предлагают Вам помощь в подобных ситуациях, за Вами всегда остается выбор.

Компания «Аудит. Бухгалтерия. Аутсорсинг» предлагает свои услуги налогового планирования и оптимизации Вашей деятельности. Обращайтесь, Вы будете удивлены качеством и ценой наших услуг.

Как вести себя во время проверки?

К вам пришли с проверкой? Без паники. Контролеры приходят один раз в три года, и очень важно научиться правильно себя вести. Для предпринимателей, которые ведут бизнес уже много лет, эта ситуация вполне естественна. Со временем волнение при встречах проходит, но если ревизор приедет к вам впервые, ознакомьтесь с основными статьями ФЗ, которые регулируют эту процедуру и могут вас защитить.

Никому не открывать

Хорошо, когда ваша компания защищена от свободного доступа посторонних. Пропускной режим гарантирует, что ревизор не начнет проверку без вас. В этом вас поддержит Федеральный закон «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».

Так зачем нужна охрана, если без вас не начнут? Задача охраны не допустить общение проверяющих с вашими сотрудниками. По незнанию или заблуждению подчиненные могут запросто подвести вас под штраф. Итак, пришли контролеры – пусть дожидаются вас или штатного юриста.

Что делать?

  1. До контрольных мероприятий организовать систему безопасности компании.
  2. Издать положение «О коммерческой тайне» и предоставить его на роспись сотрудникам.
  3. Проинструктировать персонал, что проведение контрольных мероприятий возможно только в вашем присутствии.
  4. Внимательно ознакомиться со служебными удостоверениями и приказом о проведении контрольного мероприятия.
  5. Предоставить документы, имеющие отношение к целям и задачам проверки.
  6. Обеспечить доступ контролеров во все помещения компании.
  7. Внести возражения в акт проверки.

Разработка и создание инструкции для ваших сотрудников – залог спокойствия во время проверки. Люди должны понять, что обсуждать рабочие моменты, например, в курилке, вредно не только для компании, но и для их кошелька.

Что спросить у проверяющих?

Во время проведения контрольных мероприятий запрашивать документы имеют право не только ревизоры. Еще до начала проверки вы можете ознакомиться с их удостоверениями и, если хочется, переписать данные. Кроме удостоверений вам должны вручить (под роспись) копию приказа.

В приказе детально прописываются:

  1. Цели, задачи и основания проведения проверки.
  2. Информация о видах и объемах мероприятий по контролю, о составе экспертов.
  3. Сроки и условия проведения проверки.

Для комфортной работы контролеров лучше проводить в отдельное помещение. Так можно «подстрелить двух зайцев». Во-первых, вы минимизируете общение контролеров и ваших сотрудников. Во-вторых, снизите стресс для последних. Зачем нарушать обычный рабочий распорядок присутствием посторонних лиц?

Чем обязаны?

Проведение контрольных мероприятий налагает на вас ряд обязанностей. Все они прописаны в Федеральном законе № 294.

  1. Обеспечить присутствие руководителей или представителей.
  2. Предоставить все документы, имеющие отношение к целям и задачам проверки.
  3. Обеспечить доступ контролеров и экспертов на используемые объекты, в здания и помещения.
  4. Вести учет журнала проверок (форма, утвержденная приказом Минэкономразвития от 24 мая 2010 года № 199).

Препятствовать проведению контрольных мероприятий не стоит. За это могут не только оштрафовать или дисквалифицировать, но и закрыть компанию. Статьи 19.4.1, 19.5 КоАП предусматривают достаточно жесткие наказания.

Читайте акт, пишите возражения

Существенная ошибка предпринимателей – подписывать акт проверки, не внося в него свои возражения. Помните, что ваша подпись будет трактоваться судом как согласие с результатами. Поэтому чем больше возражений вы внесете в итоговый документ, тем проще будет в дальнейшем обжаловать штрафы или другие санкции. При этом будет хорошо, если ваш юрист будет находиться рядом и сможет консультировать вас в режиме реального времени.

Есть еще один важный момент, о котором стоит знать. Если контроль ведется в рамках возбужденного уголовного дела или доследственной проверки, то вы можете не отвечать на вопросы и не подписывать никаких документов. Такое право вам дает 51 статья Конституции РФ. Кроме этого, вы можете не общаться с представителями правоохранительных органов до приезда адвоката (ст. 56 УПК РФ). О том, как и где оспорить результаты проверки, читайте в нашей статье.

Помните, очень важно сохранять спокойствие. Конечно, любая проверка – это внештатная ситуация, которая выбивает из колеи вас и ваших сотрудников. Поэтому чем хладнокровнее вы будете, тем меньше негативных последствий для бизнеса получите. И, конечно же, старайтесь работать в строгом соответствии с законодательством.

Ссылка на основную публикацию