Как вести себя во время проверок надзорными органами

КАК ВЕСТИ СЕБЯ ВО ВРЕМЯ ПРОВЕРОК

Для большинства компаний тема проверок довольно болезненна. Несмотря на то, что современный бизнес знает свои права, в ситуации форс-мажора и стресса, которой, безусловно, является проверка, совершаются ошибки, грозящие тяжелыми последствиями. Чтобы вы не дали застать себя врасплох, мы собрали ряд рекомендаций о том, как вести себя при появлении сотрудников контролирующих органов.

Не секрет, что цели и задачи бизнес-субъектов и проверяющих структур в большинстве случаев не совпадают. Поэтому проверки часто сопровождаются конфликтами, а сам процесс – избыточным стрессом. Отсюда вытекает необходимость морально и организационно готовиться к проверкам, причем это относится как к руководителю и ключевым сотрудникам, которые будут общаться с проверяющими напрямую, так и к рядовым работникам. Цель такой подготовки – повышение общей безопасности предприятия.

Контуры безопасности

Система общей безопасности предприятия может быть представлена как совокупность контуров безопасности. Чем их больше – тем меньше возможностей для проверяющих появиться неожиданно.

Поясним это на примере. Обычный забор вокруг офисной территории с охраной на входе и шлагбаумом – первый контур безопасности. Сквозь этот контур уже может пройти не всякий, хотя и достаточно широкий круг лиц
(например, дворники или работники складов, которые находятся на офисной территории).

Второй контур – офисное здание. На входе – охрана и/или секретарь ресепшен. В офис проходит еще более узкий круг лиц с соответствующим допуском.

Третий контур – помещения, куда могут попасть только определенные работники. Организовать этот контур можно сугубо техническими средствами, например кодовыми или электронными замками. К таким помещениям относятся бухгалтерия, отдел кадров, договорной отдел, серверная и другие, в зависимости от особенностей конкретного предприятия.

Следующий контур – руководство, высший менеджмент предприятия. Войти к ним в кабинет можно только через приемную секретаря. Секретарь, доложив о приходе посетителей, как правило, приглашает их в переговорную комнату.

В данном примере рассмотрены четыре контура, но их может быть произвольное количество. Важен принцип, согласно которому первым проверяющих встречает охранник, а далее – по цепочке, в которой руководитель будет замыкающим. Такая организация встречи проверяющих является наиболее рациональной.

Не каждое предприятие может позволить себе такую многоступенчатость. Но к ней необходимо стремиться. Например, субъект малого предпринимательства может не иметь службы охраны, ресепшен и штатного юрис-
консульта. Однако дверь с глазком или переговорным устройством (видеодомофоном) может быть везде. Она и будет первым контуром безопасности. Уже на этом рубеже при общении через домофон может быть отказано в допуске на территорию лицам, не имеющим для такого допуска достаточных оснований (в зависимости от инструктажа работников и конкретных обстоятельств, например отсутствие документов на проверку).

Второй контур – стойка охраны или офис-менеджер, который должен осуществить следующие операции:

• Обязательная вежливая и внимательная проверка документов и служебных удостоверений, данные которых переписываются.

• Регистрация в вахтовой книге, тетради учета посетителей или аналогичной (не путайте с журналом учета проверок, туда записи вносятся по окончании проверки).

После чего посетителей препровождают в кабинет для переговоров, где им предстоит встреча с руководителем. Такой прием прежде всего сигнализирует о высоком уровне организации и порядка на проверяемом предприятии.

Под переговорную комнату рекомендуется отвести отдельный кабинет с необходимой мебелью. Это место, предназначенное не только для деловых встреч. Именно здесь целесообразно организовать рабочие места проверяющих при длительных проверках. Не рекомендуется выделять проверяющим места, скажем, в бухгалтерии или других подразделениях компании. Это может привести к снижению производительности труда как сотрудников предприятия, так и проверяющих.

Нужно организовать работу проверяющих так, чтобы они могли вести ее автономно, в отведенной переговорной, принося им необходимые документы для изучения.

Во время проверки сотрудникам необходимо ограничить обсуждение рабочих вопросов вне рабочих мест: в коридорах, курилках, столовых.

Сотрудники под глухой защитой

Руководитель должен ясно понимать, что проведение проверки на его предприятии вызывает стресс у сотрудников. При общении с проверяющими наиболее подходящая тактика для них – тактика «глухой защиты». Эта тактика позволяет минимизировать риск того, что сотрудник невольно навредит себе или предприятию. Тактика «глухой защиты», в общем, очень проста – ничего не говорить, ничего не подписывать. Конкретные рекомендации могут выглядеть так:

1. При попытках несанкционированного руководителем общения сотрудник должен потребовать у пришедших их служебные удостоверения и переписать на отдельный лист бумаги все данные. Без предъявления служебных удостоверений никакое общение недопустимо. Если удостоверения не предъявляются – немедленно доложить руководителю или на пост охраны. Если удостоверения предъявлены и сразу спрятаны, сослаться на приказ руководителя, служебную инструкцию: «У меня приказ директора – переписывать данные служебных удостоверений всех посетителей». О ситуации доложить руководителю.

2. Сотрудник имеет право не отвечать на вопросы, сославшись на ст. 51 Конституции РФ. И это действительно так: право не отвечать на вопросы может быть ограничено только в некоторых случаях при допросах при производстве по возбужденному уголовному делу. Но, во-первых, такие допросы никогда или практически никогда не проводятся во время проверок. А во-вторых, даже в этом случае можно отказаться от общения до приезда адвоката (п. 6 ч. 4 ст. 56 УПК РФ).

3. Не подписывать никаких документов: «У меня нет полномочий на подпись этого документа, и я не буду этого делать». Для рядовых сотрудников это действительно так. В частности, Закон № 294-ФЗ не обязывает их подписывать какие-либо документы и, соответственно, не предполагает никакой ответственности за отказ от подписи.

4. На вопросы можно отвечать стандартной репликой: «Я не буду обсуждать это, поскольку за разглашение коммерческой тайны могу быть привлечен к ответственности. На любые ваши вопросы ответит руководитель».

5. На просьбы (и требования) о выдаче документов, образцов продукции и прочего необходимо вежливо, но твердо отказывать: «Мне не позволяет должностная инструкция это делать без указания моего руководителя» или «Пожалуйста, обратитесь к руководителю, без его разрешения я не компетентен передать вам это».

6. О появлении проверяющих из надзорных органов немедленно докладывать руководителю.

7. Если работник не знает, как поступать и что делать/говорить, лучше не делать ничего: ничего не говорить, ничего не выдавать, ничего не подписывать, никуда не ехать. Не помогать и не препятствовать.

Имеет смысл проводить предупредительную работу – периодически освежать в памяти работников инструкции на случай появления проверяющих, тренировка тактики «глухой защиты». Рядовые сотрудники должны твердо усвоить – на все вопросы всегда отвечает только руководитель. Сотрудники вправе и обязаны молчать.

Если проверка «дружественная»

Не все проверки обязательно проходят в обстановке взаимного недоверия. Часть из них может проходить в более теплой атмосфере, в этом случае все участники процесса заинтересованы как можно более быстро и эффективно провести проверку.

Важный признак «дружественности» проверки – проверяющий заранее сообщает и даже (в определенных рамках, конечно) согласовывает свой визит на предприятие.

Подробнее о том, как вести себя во время «дружественной» проверки, читайте в одноименной статье из Энциклопедии решений.

Чтобы найти ее в системе ГАРАНТ, наберите в Базовом поиске: дружественная проверка. В открывшемся списке выберите документ «Как вести себя во время «дружественной» проверки».

О каком бы виде проверки ни шла речь, помните золотое правило «Кто предупрежден, тот вооружен». В ваших силах сохранить нервы здоровыми и бизнес невредимым. Используйте материалы Энциклопедий решений, чтобы быть подготовленными к любым рабочим ситуациям!

Когда вам потребуется найти выход из сложной правовой ситуации, обратитесь к Энциклопедиям решений. В них представлены конкретные ответы на актуальные вопросы. Вы получаете широкий спектр консультационных материалов с готовыми решениями и экспертными советами о том, как лучше действовать в той или иной ситуации.

Материалы Энциклопедий решений – результат кропотливой работы специалистов компании «Гарант», которые систематизируют и обрабатывают тысячи документов, перепроверяют предложенные вам решения, чтобы вы могли быть уверены в их правильности и надежности.

Полную информацию о проверках, все рекомендации, инструкции для различных групп сотрудников, перечень необходимых документов, краткие памятки на случай прихода проверяющих из конкретных органов (налоговая, трудовая инспекция, пожарный надзор) и другие полезные материалы вы можете найти в «Энциклопедии решений. Проверки организаций и предпринимателей».

В «Энциклопедии решений. Проверки организаций и предпринимателей» доступны рекомендации для директора, бухгалтера, секретарей и других сотрудников предприятия во время проведения проверок.

В «Энциклопедии решений. Проверки организаций и предпринимателей» доступны рекомендации для директора, бухгалтера, секретарей и других сотрудников предприятия во время проведения проверок.

Проверки: как себя вести рядовым сотрудникам

В сети очень много материалов относительно того, как необходимо вести себя при проверках первым лицам предприятий (руководителю, главному бухгалтеру). Однако у большинства компаний помимо указанных должностных лиц достаточно других штатных сотрудников. И в настоящей заметке мы хотели бы дать рекомендации, как себя стоит вести при проверках контролирующих органов именно рядовым сотрудникам.

Зачастую, при проверках компании, сотрудники – ее самое слабое звено. Поэтому самым важным разделом подготовки компании к приходу нежданных гостей является инструктаж всего персонала по действиям в нестандартных для компании ситуациях. Для больших компаний вообще имеет смысл провести в компании специальный тренинг по действиям сотрудников при проведении проверок, следственных действий, оперативно-розыскных мероприятий контролирующими (правоохранительными) органами.

Поскольку проведение проверок, и нередко с превышением полномочий, означает для сотрудников работу в стрессовой ситуации, а уровень стрессоустойчивости у всех разный, наиболее легкая и эффективная модель поведения – сразу уходить в «глухую защиту». Такая тактика минимизирует риски как для самого сотрудника, так и для компании-работодателя.

  1. По всем вопросам деятельности компаний частной собственности ответственность (включая уголовную) несут лишь служебные лица компании, к которым согласно УК Украины (ч.3 ст.18) относятся лица, которые занимают постоянно или временно в компаниях должности, связанные с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций, или выполняют такие функции по специальным полномочиям. Работники предприятий, учреждений, организаций, выполняющие профессиональные (адвокат, врач, учитель и т.п.), производственные (например, водитель) или технические (машинистка, охранник и т.п.) функции, могут признаваться служебными лицами только при условии, что наряду с этими функциями они исполняют организационно-распорядительные или административно-хозяйственные обязанности. Даже если выполнение таких функций временное (например, сотрудник назначается и.о. руководителя на время отсутствия такового, или сотруднику поручено осуществить административно-хозяйственные обязанности по разовой доверенности).
  2. Предоставлять любую информацию, касающуюся хозяйственной деятельности компании, может только директор (руководитель) и другие лица, у кого есть доверенность, которая дает им право действовать от имени компании по соответствующим вопросам. Сотрудники, которые не имеют такой доверенности, не вправе предоставлять какую-либо информацию или документы без ведома руководителя.
  3. Штатные сотрудники работают на компанию-работодателя, а не на проверяющих, и подчиняются на рабочем месте рядовые сотрудники именно работодателю, а не представителям контролирующих органов. РЯДОВОГО СОТРУДНИКА ПРОВЕРЯЮЩИЕ НЕ МОГУТ (нет законодательных оснований) ПРИВЛЕЧЬ К ОТВЕТСТВЕННОСТИ НИ ЗА ОТКАЗ ОБЩАТЬСЯ, НИ ЗА ОТКАЗ ВЫДАЧИ/ПОДПИСИ КАКИХ-ЛИБО ДОКУМЕНТОВ. А вот работодатель может привлечь к дисциплинарной, административной и даже уголовной ответственности за нарушение трудовой дисциплины и за разглашение конфиденциальной информации и коммерческой тайны.
  4. При попытках общения с обычными сотрудниками представителей проверяющих органов прежде всего нужно попросить предъявить служебные удостоверения и не торопясь внимательно переписать из них все данные на лист бумаги, положив его затем в карман одежды. БЕЗ ПРЕДЪЯВЛЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО УДОСТОВЕРЕНИЯ НИ ГОВОРИТЬ НИ СЛОВА НИ НА КАКУЮ ТЕМУ. Если удостоверение предъявили быстро («сунув на секунду под нос») и тут же спрятали – сослаться на служебную инструкцию, требующую переписывать данные всех посетителей, без чего общаться запрещается под угрозой административных санкций, а об отказе предъявления удостоверений по инструкции требуется доложить руководству. Если служебное удостоверение предъявляется с вопросом «для каких целей необходимы данные», необходимо отвечать «с целью возможной подготовки жалобы в прокуратуру или суд о превышении полномочий и противодействию законной хозяйственной деятельности.» Если удостоверение не предъявляются – следует немедленно доложить руководителю и/или в службу безопасности компании/пост охраны или в юр.отдел.
  5. После переписывания данных служебных удостоверений следует на все вопросы отвечать стандартными фразами «Я не могу обсуждать это, поскольку за разглашение коммерческой тайны и конфиденциальной информации могу быть привлечен к ответственности вплоть до уголовной. На любые Ваши вопросы ответит наш директор». Или «Я не компетентен в данных вопросах».
  6. Если проверяющие вдруг начинают «прессовать», любой сотрудник может отказаться отвечать на вопросы, сославшись на ст. 63 Конституции Украины, согласно которой лицо не несет ответственности за отказ давать показания или объяснения в отношении себя.
  7. Любой сотрудник, кроме руководителя компании, при проверке не должен подписывать никаких документов и ссылаться на то, что «Согласно моим должностным обязанностям я не имею право подписи никаких документов, имеющих отношение к деятельности компании».
  8. На просьбу и/или требование о выдаче каких-либо документов или образцов товаров и пр. следует отвечать «Это за пределами моей компетенции, обратитесь к директору компании, потому что без его указания должностная инструкция не позволяет мне совершать никаких значимых действий».
  9. Если во время проведения проверки в компании отсутствует руководитель, а проверяющие настаивают на вручении направления на проведение проверки и ее проведении, сотруднику компании следует известить проверяющих о занимаемой должности, и в дальнейшем указывать ее, расписываясь в документах, связанных с данной проверкой (например – офис-менеджер Иванова И.И., доверенность отсутствует).
  10. Если сотрудник растерялся и не знает, как поступать и что делать/говорить, лучше не делать ничего: ничего не говорить, ничего не выдавать, ничего не подписывать, никуда не ехать. Не помогать и не препятствовать.

Рядовым сотрудникам следует усвоить основное правило – на все вопросы любых контролирующих органов при проверках отвечает только руководитель и в идеале в присутствии юриста. всякая самодеятельность и самостоятельное принятие решений недопустимо. Все решения принимает только руководитель.

В интересах работодателя обязательно иметь в компании соответствующую утвержденную служебную инструкцию на случай проведения проверок, журнал проверок, Положение ко коммерческой тайне и конфиденциальной информации со всеми необходимыми приложениями (извлечение из законодательства, форма подписки о неразглашении, форма акта передачи информации, форма письменного обязательства третьих лиц (посетителей) о неразглашении и пр.), должностные инструкции для каждой штатной должности.

Что делать при проверке без предупреждения

Неожиданный визит государственных инспекторов способен выбить из колеи даже уравновешенного человека. В стрессовой ситуации предприниматели и ответственные сотрудники нередко допускают ошибки. Именно поэтому юристы рекомендуют сохранять спокойствие. Если представители контролирующей службы пришли в офис с проверкой, необходимо следовать заранее утвержденной инструкции. Наличие на предприятии продуманной системы защиты существенно снизит административные риски.

Предупрежден, значит вооружен

Юридическую защиту бизнесу от необоснованного давления властных структур предоставил закон ФЗ № 294. Прийти с внеплановой проверкой сотрудники контролирующих органов могут только с разрешения прокуратуры. График очередных мероприятий ежегодно публикуют на официальном сайте надзорного ведомства.

Базовый уровень

Ключевым элементом системы безопасности является знание нормативных актов. Подробное описание правил проверки закреплено ФЗ о защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. До конца 2018 года в стране действует мораторий. От планового контроля малый и средний бизнес освободили. Отступать от указания президента разрешено в исключительных случаях после согласования с прокуратурой. Максимальная продолжительность проверки не должна превышать 20 суток, а дублирование направлений признано грубым нарушением.

Мораторий не распространяется на деятельность отдельных органов. Так, не убережет распоряжение от визита налоговых или таможенных инспекторов, правоохранителей, специалистов валютного регулирования.

Важным элементом безопасности становится подготовка штатных сотрудников. Персонал должен располагать подробной инструкцией на случай явки ревизоров. Скоординированные и грамотные действия исключат злоупотребления, а также сократят риск получения инспекторами искаженных сведений. Юристы настаивают на внедрении целого механизма:

  1. Режим коммерческой тайны. Предприниматель или руководитель фирмы вправе утвердить специальный регламент. Наемных работников потребуется ознакомить под подпись с перечнем данных, распространение которых не допускается.
  2. Пропускная система. Службе охраны необходимо дать точные указания на случай явки чиновников. Так, контролеры не должны встретить открытого сопротивления. Охранники обязаны ознакомиться с их удостоверениями, внести запись в книгу посещений и доложить о визите уполномоченному лицу. Пропускной режим не является нарушением. Препятствование же работе сотрудников государственных ведомств признается проступком и влечет наложение санкций (19.3–19.4 КоАП РФ).
  3. Политика «глухой обороны». Работодатель вправе свести общение с сотрудниками надзорных ведомств к минимуму. Аргументом послужит отсылка к статье 51 Конституции РФ. Норма разрешает не свидетельствовать против себя. Избежать случайных ошибок и оговорок наемного персонала предприниматель может за счет четкого разграничения полномочий. Глава компании официально делегирует функцию по выдаче документов и пояснений одному специалисту. В большинстве случаев таковым становится квалифицированный юрист. Инспекторов о принятом решении уведомляют в письменной форме с указанием способов связи и контактных данных. Исполнять запросы контролирующего ведомства другим работникам не потребуется. При предъявлении требования они вправе сослаться на отсутствие соответствующих полномочий.
  4. Регулярный анализ рисков. О необходимости и эффективности самоконтроля неоднократно заявляли представители федеральных ведомств. Минтруд России даже запустил специальную программу онлайн-диагностики бизнеса. Используя методические рекомендации государственных служб, можно периодически оценивать деятельность на соответствие нормативам и стандартам. Поможет избежать ошибок и памятка предпринимателя Прокуратуры РФ. Такие инструкции публикуют на сайтах региональных управлений.

К дополнительным мерам защиты специалисты относят мобильное приложение «Набат», разработанный по инициативе омбудсмена Титова. Мобильное приложение позволяет бороться с незаконными действиями и обеспечивает правовую поддержку коммерсантов при неожиданной явке ревизоров. Большое значение имеет присутствие в штате дипломированного юриста. Если нанять специалиста не получается, можно заключить соглашение на оперативное обслуживание.

Проверка в отсутствие предпринимателя

Закон № 294-ФЗ запрещает проведение контрольных мероприятий в отсутствие коммерсанта либо его доверенного лица. Исключениями признаны следующие обстоятельства:

  • причинение вреда людям, окружающей среде, имуществу третьих лиц;
  • нанесение ущерба памятникам и культурным объектам;
  • угроза государственной безопасности;
  • создание риска чрезвычайной ситуации, аварии.

При наличии хотя бы одной из причин чиновники приходят без предупреждения. В аналогичном порядке проводят мероприятия по представлению государственных или муниципальных органов (статья 10 закона 294-ФЗ). Об иных внеплановых проверках представителей бизнеса уведомляют за 24 часа.

Если проверяющими органами инициирована проверка в отсутствие владельца, действовать следует удаленно. Предприниматель вправе пообщаться с должностными лицами по телефону, выяснить причины визита, номер и основания предъявленного акта.

При отсутствии уполномоченного специалиста фиксировать действия инспекторов придется присутствующему на работе сотруднику. Давать пояснений он не должен. В разговорах с чиновниками лучше ссылаться на статью 51 Конституции РФ и угрозу увольнения за разглашение коммерческой тайны. А вот переписать реквизиты удостоверений можно. Информация облегчит оспаривание незаконных решений.

Предпринимателю рекомендуют немедленно прибыть на место. Если лично встретиться с ревизорами не удается, необходимо отправить для беседы доверенного представителя.

Проверка в присутствии бизнесмена

Личное участие в контрольном мероприятии позволяет в полной мере реализовать право на защиту. Алгоритм действий сводится к следующему:

  1. Установление личности инспекторов. Случаи мошенничества с использованием поддельных удостоверений до сих пор встречаются в практике. Исключить риск позволит оценка подлинности документов. Если в офис явились сотрудники налоговой службы, можно позвонить в территориальную инспекцию для уточнения данных. Аналогичный порядок применяется для подтверждения полномочий представителей других ведомств. Не будет лишним удостовериться и в действительности визы прокуратуры.
  2. Контроль доступа. Нередко инспекторы привлекают к проверке сотрудников правоохранительных структур. Практика основана на статье 13 закона № 3-ФКЗ. Присутствие в помещениях представителей ОБЭП или иных подразделений МВД РФ допускается только при надлежащем оформлении. Полицейские должны быть включены в состав проверяющей комиссии по соответствующему запросу контролирующего органа. Имена правоохранителей вносят в акт о назначении мероприятия. Случаи обязательного присутствия блюстителей закона описаны, например, в письме ФНС РФ № АС-4-2/14007 от 24.08.2012 года.
  3. Съемка. Фиксировать происходящее на камеру целесообразно с момента появления представителей надзорного ведомства. Если видеооборудования нет, можно использовать аудиоустройства. Доказательством впоследствии становятся даже записи, сделанные стационарными приборами в коммерческих помещениях. При отсутствии техники придется обойтись протоколом. В документе следует отразить все действия и заявления должностных лиц.
  4. Психологический щит. Верить на слово инспекторам государственного контроля не стоит. Практика показывает, что чиновники склонны сгущать краски и нагнетать ситуацию. Волноваться, грубить или выходить из себя не рекомендуют. Даже при выявлении нарушений у предпринимателя будет время выстроить линию защиты. В ходе проверки следует внимательно следить за действиями ревизоров, анализировать предъявленные требования и стараться доказать добросовестность. Без одобрения юриста подписывать документы опасно. Если специалист прибыть на место не успел, необходимо внести в акт все возражения и претензии. При отсутствии таковых можно обойтись формулировкой «с выводами контролирующего органа не согласен».

При проведении проверки представители надзорных ведомств нередко изымают документы и вещи. Точное их наименование указывают в описи. В противном случае доказать факт вручения будет сложно. Если отдельные бумаги коммерсант хранит вне офиса, их разрешено предъявить позже.

Немедленно передать инспекторам следует лишь те документы, которые должны находиться в магазине или на производственном объекте. Отложить предприниматели вправе и письменные объяснения. Ответственность за это не предусмотрена.

Особые правила необходимо соблюдать при проведении проверок правоохранительными структурами. Уже на этапе ознакомления с удостоверениями следует поинтересоваться юридическим основанием. Доследственные мероприятия проводят в рамках статей 144–145 УПК РФ. Полномочия полицейских ограничены. Правоохранители не могут организовать обыск или устроить полноценный допрос. Сотрудники ведомства вправе предложить предпринимателю подтвердить пояснения на полиграфе. Задачей проверки является установление связи между негативными последствиями и действиями лица. Целью служит подтверждение состава преступления для последующего возбуждения уголовного дела.

Важно! Нередко сотрудники государственных структур умышленно провоцируют бизнесмена на дачу взятки. Реагировать на такие выпады и намеки нельзя. Попытка избежать административной ответственности обернется уголовным преследованием.

Что делать после визита инспектора

По завершении любого контрольного мероприятия необходимо обратиться за юридической консультацией. Оптимальным вариантом станет продолжение сотрудничества со специалистом, курировавшим проверку. В сложных случаях к работе привлекают нескольких адвокатов.

Первостепенной задачей правозащитников является оценка перспектив. Юристы выявляют уязвимые места, прогнозируют исход разбирательства, выстраивают позицию.

Следующим этапом становится изучение решения контролирующего органа и составление жалоб. Акты налоговой инспекции, Роспотребнадзора, антимонопольной службы и других исполнительных структур можно оспорить в административном порядке. Вышестоящие инстанции наделены полномочием по отмене решений, принятых незаконно. Если урегулировать конфликт не удастся, дело передают в арбитражный суд.

Иногда надзорный орган заключает с коммерсантом мировое соглашение. Механизм вызывает острые споры среди юристов, но продолжает активно развиваться. Суть его заключается в отказе контролеров от части претензий взамен на оперативную оплату фиксированного штрафа. Нарушитель, в свою очередь, не пытается обжаловать итоги проверки. Первым примером верности подхода стало постановление ВАС РФ № 16370/11 от 26.06.2012. Впоследствии служители Фемиды подтвердили законность мировых соглашений. Наиболее полное юридическое обоснование приведено в постановлении Пленума ВАС № 50 от 18.07.2014.

Энциклопедия решений. Как вести себя во время проверок контролирующих органов

Как вести себя во время проверок контролирующих органов

Не секрет, что тактические, а порою — и стратегические, задачи бизнес-субъектов и проверяющих структур не совпадают. Кроме того, нельзя целиком исключить риск злоупотреблений со стороны проверяющих просто в силу их личной неопытности, некомпетентности либо преступных мотивов. Поэтому зачастую проверки сопровождаются конфликтами, а сам процесс — огромным, избыточным стрессом. Отсюда вытекает необходимость морально и организационно готовиться к проверкам, причем это относится как к руководителю и ключевым сотрудникам, которые будут общаться с проверяющими близко и напрямую, так и к остальным работникам. Цель такой оргподготовки — повышение общей безопасности субъекта предпринимательской деятельности.

Система общей безопасности предприятия может быть представлена как совокупность «контуров безопасности». Чем их больше — тем меньше возможностей для незваных визитеров явиться неожиданно.

Поясним это на примере. Обычный забор вокруг офисной территории, с охраной на входе и шлагбаумом — это уже первый контур безопасности, первый барьер на пути нежелательных посетителей. Сквозь этот контур уже может пройти не всякий, хотя и достаточно широкий круг лиц (например, дворники или работники складов, которые находятся на офисной территории).

Второй контур — офисное здание. На входе — охрана и/или секретарь ресепшн. В офис проходит еще более узкий круг лиц с соответствующим допуском.

Третий контур — это те помещения, куда могут попасть только определенные работники. Этого можно достичь сугубо техническими средствами — кодовые или электронные замки и т.п. К таким помещениям относятся бухгалтерия, отдел кадров, договорной отдел, серверная и т.п. в зависимости от особенностей конкретного предприятия.

Следующий контур — это руководство, высший менеджмент предприятия. Войти к ним в кабинет можно только через приемную секретаря. Секретарь, доложив о приходе посетителей, как правило, приглашает их вовсе не в кабинет к начальнику, а в переговорную комнату.

В данном примере рассмотрены четыре контура, а может их быть произвольное количество. Важен принцип, согласно которому первым проверяющих встречает охранник, а далее — по цепочке, в которой руководитель будет замыкающим. Такая организация встречи проверяющих является наиболее рациональной.

Не каждое предприятие может позволить себе такую многоступенчатость. Но к ней надо стремиться.

Примечание

Субъект малого предпринимательства может не иметь службы охраны, ресепшн и штатного юрисконсульта. Однако дверь с глазком или переговорным устройством (видеодомофоном) может быть везде. Она и будет первым контуром безопасности. Уже на этом рубеже при общении через домофон может быть отказано в допуске на территорию (в зависимости от инструктажа работников и конкретных обстоятельств, например, отсутствия документов на проверку).

В описанной ситуации психологическое преимущество на стороне проверяемых: проверяющие могут общаться (и, следовательно, запугивать, давить и угрожать) только вот с этим глазком в двери или домофоном, а не с живым человеком. Составлять административный протокол просто не на кого. А главное, утерян фактор внезапности.

На данном рубеже охранник не должен самостоятельно принимать решение о допуске или недопуске посетителей. Такое решение может и должен принимать только руководитель или иное уполномоченное лицо. При этом по внутреннему телефону идет оповещение ключевых подразделений и сотрудников. И в случае, если будет команда «пропустить внутрь», у сотрудников предприятия уже будет некоторый запас времени, чтобы подготовиться к проверочным действиям.

Второй контур — стойка охраны или офис-менеджер собственной персоной. Обязательная внимательная и дотошная проверка документов и служебных удостоверений, данные которых переписываются. Регистрация в вахтовой книге, тетради учета посетителей или аналогичной (не путайте с Журналом учета проверок, туда записи вносятся по окончании проверки). Доклад руководителю. И проверяющие пусть находятся у двери или стойки охраны до тех пор, пока руководитель не даст команду допуска. После чего посетителей препровождают в кабинет для переговоров, где им предстоит встреча с руководителем. Все это время их нельзя оставлять одних. Это, с одной стороны, дисциплинирует пришедших. С другой, сигнализирует о высоком уровне организации и порядка на проверяемом предприятии.

Психологический механизм данного явления достаточно прост: в каждой ситуации социального взаимодействия (такой, как выездная проверка) есть ведущий, а есть ведомый. Вам следует всеми способами и средствами стать ведущим, а не ведомым. Если доступ к общению с Вами затруднен по Вашей инициативе, Вашим правилам и вопреки воле оппонентов, то Вы — ведущий, а ведомыми тут становятся проверяющие. Ведь они подчинились Вашей воле! И на подсознательном уровне они чувствуют себя неуверенней. Высокомерие и пренебрежение улетучиваются. Кроме того, часто проверяющие рассчитывают на шоковое состояние при общении, на панику и испуг в глазах проверяемых. Понимая, что этот фактор в данном случае упущен, они теряют контроль над ситуацией. И важно сохранять этот психологический перевес до конца проверки.

Под переговорную комнату рекомендуется отвести отдельный кабинет с самой простой необходимой мебелью, без цветов и прочего декора и без телефонов. Это место, предназначенное не только для деловых встреч. Именно здесь целесообразно устроить проверяющих при длительных проверках. Абсолютно неправильно выделять проверяющим места, скажем, в бухгалтерии. В течение короткого времени между Вашим персоналом и чиновниками завязываются неформальные отношения, которые могут привести к утечке информации. Нужно организовать работу проверяющих так, чтобы они не выходили из переговорной, принося им необходимые документы для изучения. Идеальная схема передвижения и проверяющих, и прочих гостей офиса только одна: вход-охрана-секретарь-переговорная- и обратно.

Во время проверки сотрудникам необходимо ограничить обсуждение рабочих вопросов вне рабочих мест: в коридорах, курилках, столовых. Проверяющие собирают информацию в т.ч. и из таких «случайно подслушанных бесед».

Материально-техническое обеспечение офиса

1. Обязательное наличие электронных замков на помещениях, самых важных для жизнеобеспечения предприятия, таких как бухгалтерия, серверная и аналогичных (в зависимости от специфики). Цель — не допустить внезапного и несанкционированного появления нежеланых лиц в таких ключевых точках.

2. Обязательно наличие сейфов и запирающихся шкафов для документов. Вообще, любые документы не должны находиться в легкодоступных местах, архивные документы лучше хранить вне предприятия. Документы, в которых отпала надобность, должны уничтожаться. Цель — не допустить утечек информации.

3. ПК, на которых работают с жизненно важной информацией, должны быть укомплектованы съемными винчестерами, на которых и должна храниться Ваша важная электронная документация. В минуту тревоги съемный диск может быть для Вашего спокойствия быстро изъят и спрятан в личных вещах. Цель — уберечь данные от внезапного и несанкционированного доступа со стороны визитеров.

4. Офис желательно оборудовать устройствами для аудио- и видеозаписи. У охраны, кроме того, должна быть возможность сфотографировать или сделать копии удостоверения пришедших. Цель — иметь доказательства небезупречных документов и поведения проверяющих.

5. На предприятии должен быть свой, постоянно актуализируемый, телефонный справочник по тем надзорным органам власти, которые могут послать к Вам проверяющих. Справочник в идеале должен содержать и ФИО, и должности руководителей (и замов) этих органов; не говоря уже об адресах и точном наименовании. Желательны также номера «телефонов доверия» отделов по борьбе с коррупцией и все контактные телефоны ваших юристов. Цель — проверка личности и полномочий проверяющих.

6. Целесообразно завести журнал учета посетителей (или иной аналогичный документ, в который заносятся сведения о любых посетителях, включая время и, возможно, иные обстоятельства их прихода) и журнал учета проверок (предусмотренный ч. 8 ст. 16 Закона N 294-ФЗ*(1). Сведения в него заносятся по окончании проверки и не всеми проверяющими). Цель — иметь доказательства продолжительности выездной проверки, а также возможного нарушения процедуры.

Тактика «глухой защиты»

Руководитель должен ясно понимать, что проведение проверки на его предприятии (в особенности сопровождающейся превышением полномочий со стороны проверяющих) вызывает стресс у его сотрудников, рядовых и не только. Стало быть, им придется работать в состоянии длительной стрессовой ситуации, которая ведет к потере самообладания, способности здраво рассуждать и адекватно действовать. Наиболее подходящая тактика для них — тактика «глухой защиты». Эта тактика позволяет минимизировать риск того, что сотрудник невольно навредит себе или предприятию. Тактика «глухой защиты» в общем очень проста — ничего не говорить, ничего не подписывать. Конкретные рекомендации могут выглядеть так:

1. При попытках не санкционированного руководителем общения сотрудник должен потребовать у пришедших их служебные удостоверения и переписать на отдельный лист бумаги все данные. Лист с переписанными данными положить в карман одежды. БЕЗ предъявления служебных удостоверений никакое общение недопустимо. ЕСЛИ удостоверения не предъявляются — немедленно доложить руководителю/на пост охраны. ЕСЛИ удостоверения предъявлены и сразу спрятаны, сослаться на приказ руководителя, служебную инструкцию и прочее: » У меня приказ директора — переписывать данные служебных удостоверений всех посетителей «. О ситуации доложить руководителю. ЕСЛИ вошедшие не возражают против переписываний их данных, но интересуются целью этого, ответить: » Удостоверения переписываются для возможной подачи жалобы в прокуратуру или суд «.

2. Не отвечать на вопросы, сославшись на ст. 51 Конституции РФ: » Я имею право не отвечать на вопросы «. И это действительно так. Право не отвечать на вопросы может быть ограничено только в некоторых случаях (на допросах при производстве по возбужденному уголовному делу). Но, во-первых, такие допросы никогда или практически никогда не проводятся во время проверок. А во-вторых, даже в этом случае можно отказаться от общения до приезда Вашего адвоката (п. 6 ч. 4 ст.56 УПК РФ).

3. Не подписывать никаких документов: » У меня нет полномочий на подпись этого документа, я не буду этого делать «. И для рядовых сотрудников это действительно так. В частности, Закон N 294-ФЗ не обязывает их подписывать какие-либо документы и, соответственно, не предполагает никакой ответственности за отказ от подписи.

4. На все вопросы отвечать стандартной репликой: » Я не буду обсуждать это, поскольку за разглашение коммерческой тайны могу быть привлечен к уголовной ответственности. На любые Ваши вопросы ответит наш руководитель «.

5. На просьбы (и требования) о выдаче документов, образцов продукции и прочего необходимо вежливо, но твердо отказывать: » Мне не позволяет должностная инструкция это делать без указания моего руководителя » или » Пожалуйста, обратитесь к руководителю, без его разрешения я не компетентен передать вам это «.

6. О появлении проверяющих из надзорных органов немедленно докладывать руководителю.

7. Если работник не знает, как поступать и что делать/говорить, лучше не делать ничего : ничего не говорить, ничего не выдавать, ничего не подписывать, никуда не ехать. Не помогать и не препятствовать.

Имеет смысл проводить предупредительную работу — периодически освежать в памяти работников инструкции на случай появления проверяющих, тренировка тактики «глухой защиты». Рядовые сотрудники должны твердо усвоить — на все вопросы любых контролеров всегда отвечает только руководитель . Сотрудники вправе и обязаны молчать.

Причина этому очевидна: фильтр «опасной/безопасной» информации у всех сотрудников настроен по-разному. К тому же все они владеют разными деталями информации. Поэтому их свободное общение с проверяющими может трансформироваться в непреднамеренное выбалтывание информации, не предназначенной для посторонних. Получается, единоличное общение руководителя с проверяющими — это наиболее безопасная стратегия для предприятия в целом.

В той же и еще большей мере это относится к действиями сотрудников во время проверки: всякая самодеятельность и самостоятельное принятие решений недопустимо. Все решения принимает только руководитель. И только он отдает команды и распоряжения, которые выполняются работниками. Находясь на своем рабочем месте, они обязаны подчиняться только руководителю (с которым, между прочим, связаны трудовыми отношениями), а не распоряжениям, исходящих от государственных контролеров. Работники должны демонстрировать своим поведением, что предоставить тот или иной документ, осуществить то или иное действие они могут лишь по поручению своего начальника, а не проверяющего органа.

Подробнее о том, какие документы должны предъявить проверяющие при выездных проверках см.:

Что нужно знать и как себя вести при проведении проверок контролирующими органами

Что нужно знать и как себя вести

при проведении проверок контролирующими органами

Рекомендации Пермской гражданской палаты для сотрудников НКО

Общие условия проведения проверок контролирующими органами власти

    Проверки бывают плановыми и внеплановыми.
    Любой контролирующий орган имеет право проводить плановые проверки не чаще чем 1 раз в 3 года. Планы проведения проверок заранее размещаются для ознакомления на сайтах контролирующих органов. Возьмите за правило и просматривайте в начале каждого года раздел «Сводный план проверок субъектов предпринимательства» (НКО входят сюда же) на сайте Генеральной прокуратуры http://plan. /plan2015/, введите в соответствующее окно идентифицирующие данные вашей НКО и получите информацию обо всех проверках, планируемых в отношении вашей организации в текущем году любыми контролирующими органами. Юридическое лицо уведомляется органом контроля о проведении плановой проверки не позднее, чем за 3 рабочих дня до ее начала. Если к вам пришли с проверкой, не предупредив за три дня, вы имеете право отказать контролирующему органу в проведении проверки в этот день. О проведении внеплановой выездной проверки юридическое лицо уведомляется органом контроля не менее чем за 24 часа до начала ее проведения любым доступным способом. Но есть исключения: органы прокуратуры и Рострудинспекция вправе приступить к проведению внеплановой проверки незамедлительно, то есть без предварительного уведомления. Если основанием для проведения внеплановой выездной проверки является причинение вреда жизни, здоровью граждан, вреда животным, растениям, окружающей среде, объектам культурного наследия (памятникам истории и культуры) народов Российской Федерации, безопасности государства, а также возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, обнаружение нарушений обязательных требований и требований, установленных муниципальными правовыми актами, в момент совершения таких нарушений в связи с необходимостью принятия неотложных мер органы контроля вправе приступить к проведению внеплановой выездной проверки незамедлительно с извещением органов прокуратуры о проведении мероприятий по контролю посредством направления документов в органы прокуратуры в течение двадцати четырех часов. Формы проверок: документарные и (или) выездные. Документарная проверка проводится по месту нахождения контролирующего органа, а выездная — по месту нахождения организации и месту осуществления её деятельности. Проведение выездных проверок должно проводиться в присутствии руководителя организации или иного должностного лица организации, имеющего право действовать от имени организации без доверенности, если иное не установлено уставом организации. В случае невозможности обеспечить присутствие руководителя на момент проведения проверки организации следует попросить (лучше в письменной форме) проверяющий орган перенести день начала проведения проверки, обосновав невозможность присутствия руководителя или специалиста, который может обеспечить квалифицированный доступ к интересующим проверяющий орган документам или иным материалам (например, направлением соответствующего лица в командировку). При этом следует избегать излишней конфликтности с проверяющими.

Рекомендации при проведении выездных проверок

Проверьте полномочия проверяющих

Проверьте служебное удостоверение проверяющих лиц. В случае отсутствия служебных удостоверений работники организация вправе отказать проверяющим лицам в проведении проверки. Участие в проведении проверки сотрудников из других органов и организаций допускается в случае специального указания на таких лиц в распоряжении о проведении проверки. В противном случае организация вправе отказать лицам из иных органов и организаций принимать участие в проведении проверки.

Помимо служебного удостоверения, проверяющие должны предъявить распоряжение о проведении проверки, без которого любые действия на территории или в помещении проверяемой организации являются незаконными. При отсутствии распоряжения о проведении проверки, подписанного руководителем проверяющего органа, сотрудники организации вправе отказать в проведении проверки до предъявления такого распоряжения.

В распоряжении должны быть указаны:

    номер и дата распоряжения (приказа) о проведении проверки; наименование органа государственного контроля (надзора); фамилия, имя, отчество и должность лица (лиц), уполномоченного на проведение проверки; наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя, в отношении которого проводится проверка; цели, задачи и предмет проводимой проверки; правовые основания проведения проверки, в т. ч. нормативные правовые акты, обязательные требования которых подлежат проверке; дата начала и окончания проверки.

Обязанности проверяемой организации

Законодательство обязывает организацию, в отношении которой проводится проверка:

    обеспечить присутствие руководителя, иных должностных лиц или уполномоченных представителей организации; предоставить проверяющим возможность ознакомиться с документами, связанными с целями, задачами и предметом выездной проверки, в случае, если выездной проверке не предшествовало проведение документарной проверки; обеспечить доступ в организацию проводящих выездную проверку должностных лиц и участвующих в выездной проверке экспертов, представителей экспертных организаций; вести журнал учета проверок по форме, утвержденной приказом Минэкономразвития РФ . Отсутствие данного журнала может стать основанием для замечаний к организации в акте проведения проверки, но привлечение к ответственности за отсутствие журнала законодательством не предусмотрена.

В ходе проверки контролируйте проверяющих, следите за соблюдением ваших прав

    Фиксируйте нарушения, допущенные в ходе проведения проверки. Практика показывает, что некорректное поведение чиновников нередко становится достаточным основанием для аннулирования контрольных результатов в судебном порядке. При проведении проверки должностные лица контролирующих органов не вправе:
    проводить проверку в тех сферах деятельности организации, которые не относятся к полномочиям проверяющих; требовать представления документов, информации, образцов продукции, проб обследования различный объектов, если они не являются объектами (предметом) проверки, а также изымать оригиналы таких документов.
    В случае проведения документарной проверки не отдавайте оригиналы документов во избежание их утраты. Представляйте запрашиваемые документы в копиях, заверенных руководителем организации. Законодательство не наделяет контролирующие органы при проведении проверки правом принудительного изъятия оригиналов документов. Организация вправе предоставлять только те документы, которые указаны в уведомлении о проведении проверки. В случае отсутствия указанных документов в уведомлении вы можете отказаться их предоставлять или сослаться на то, что в организации такие документы не сохраняются. Законодательство ограничивает возможности контролирующих органы при проведении проверки правом требовать предоставления только тех документов и материалов, которые относятся к предмету проверки и указаны в уведомлении о проведении проверки. При этом организация вправе отказывать в требованиях контролирующих органов такого рода: «что у Вас находится здесь, покажите», указывая, что данный объект (папка, шкаф, компьютер) не относится к материалам проверки. Истребование контролирующим органом документов, не относящихся к предмету проверки, является грубым нарушением порядка проведения проверки, которые влекут за собой признание результатов проверки незаконными. При отсутствии руководителя организации (лица, имеющего право действовать без доверенности) или уполномоченного им лица (приказом по организации или на основании доверенности) контролирующий орган не вправе запрашивать документы у проверяемой организации. Отказ в отсутствие руководителя организации предоставить затребованные документы не может оцениваться контролирующим органом как нарушение законодательства путем уклонения от предоставления информации. Контролирующие органы при проведении проверки вправе истребовать любые документы, которые относятся к предмету проверки. Однако, в свою очередь, проверяемая организация вправе самостоятельно определять относимость к предмету проверки тех или иных документов, если в распоряжении о проведении проверки отсутствует конкретное указание на такие документы. Контролирующий орган при проведении проверки не вправе препятствовать руководителю или уполномоченному им лицу присутствовать при совершении любых действий со стороны контролирующего органа в ходе проведении проверки, в том числе присутствовать при беседах с работниками организации, ознакомлении с документами или процессами в организации, которые требуют пояснения специалиста. По окончании проверочных мероприятий Вы вправе ознакомиться с документами, отобранными проверяющим органом при проведении проверки, и указать в акте проверки о своём согласии или несогласии с таким подбором отобранных документов. Контролирующий орган обязан знакомить с результатами проверки руководителя организации или уполномоченное им лицо. Предоставление для ознакомления и подписания акта проведения проверки иному лицу будет являться нарушением со стороны контролирующего органа и влечет за собой недействительность акта проверки.

Особенности проведения проверок отдельными контролирующими органами

    Нормативно-правовая база: Трудовой кодекс РФ. Имеет право беспрепятственно в любое время суток при наличии удостоверения установленного образца посещать организации в целях проведения проверки. Инспекции труда предоставлено право на проведение внеплановой проверки по информации о нарушении работодателем трудового законодательства немедленно без уведомления организации и без предварительного согласования с прокуратурой.

    Нормативно-правовая база: Федеральный закон «О прокуратуре в РФ». Сущность документарной проверки состоит в том, что работник прокуратуры вызывает для дачи объяснений нужных ему лиц и истребует необходимую документацию, находясь в своем рабочем кабинете. Проверка организации надзорным ведомством начинается с поступления запроса о необходимости предоставления определенной документации. Порядок уведомления законодательством не регламентирован, но о начале проверки, как правило, работники прокуратуры уведомляют руководство организации по телефону заранее, но не обязаны этого делать. Согласование начала выездной проверки в законодательстве не регламентировано, однако просьба руководителя отсрочить приезд прокуратуры на определенное время (скажем, на день или два) в целях исполнения всех требований надзорного органа не будет считаться нарушением и не может рассматриваться как воспрепятствование проведению проверки. Прокурорский работник вправе при предъявлении служебного удостоверения беспрепятственно входить на территорию и в помещения организации, иметь доступ к их документам и материалам, проверять исполнение законов в связи с поступившей в органы прокуратуры информацией о фактах нарушения закона. Органы прокуратуры не вправе вмешиваться в текущую деятельность организации. Подобное означает: прокуратура не может давать советы и указания по подбору и расстановке кадров, назначению ответственных лиц, оценке квалификации работников, улучшению производственного процесса или иной внутрихозяйственной и внутриорганизационной деятельности. Объем проверочных мероприятий может определяться не только плановыми заданиями и перечнем вопросов, подлежащих проверке, но и инициативой надзирающего прокурора, от которого зависит включение тех или иных сфер деятельности организации в проверочные мероприятия.

Министерство юстиции РФ

    Нормативно-правовая база: Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 01.01.01 года № 90 «Об утверждении Административного регламента исполнения Министерством юстиции Российской Федерации государственной функции по осуществлению контроля за соответствием деятельности некоммерческих организаций уставным целям и задачам, филиалов и представительств международных организаций, иностранных некоммерческих неправительственных организаций заявленным целям и задачам, а также за соблюдением ими законодательства Российской Федерации». Предмет контроля:
    соответствие деятельности общественных объединений и их структурных подразделений, в том числе по расходованию денежных средств и использованию иного имущества, уставным целям; соответствие деятельности иных некоммерческих организаций, в том числе по расходованию денежных средств и использованию иного имущества, целям, предусмотренным их учредительными документами, и законодательству Российской Федерации.

Пермь, январь 2015 года Пермская гражданская палата

17 правил поведения на любой проверке

Мне не повезло. Лично я не видел ни одной проверки со стороны сотрудников ОБЭП или ОНП (УЭБ и ПК), которые бы действовали строго по закону. Они его нарушают просто с невероятной последовательностью. В данной статье мы не будем рассматривать причины того, почему проверяющие НЕ СПОСОБНЫ соблюдать закон. Скажу лишь, что по-другому они не могут и не смогут, даже если захотят. Не смогут. Таковы механизмы работы разума (как бы по мягче написать . ) сильно не честного человека.

Опросы и наведение справок: что это за действия?

Опрос и наведение справок – основная и самая рутинная часть работы полицейских. Сотрудники полиции могут письменно или устно, объяснив причины своего интереса (п.4, 5, 10 ч.1 ст.13 «Закона о полиции»; п.п.1,2 ч.1 ст.6 Федерального закона от 12.08.1995 №144-ФЗ «Об оперативно-разыскной деятельности» (далее – Закон об ОРД):

  • Опрашивать руководство и сотрудников компании по интересующим их вопросам. Вовсе не обязательно речь должна идти о вашей компании и сотрудниках. Они могут прийти и с расспросами о ваших контрагентах (поставщиках, покупателях, арендаторах, частных клиентах, банках и т.д.), госслужащих, с которыми вы контактировали;
  • Наводить справки, то есть запрашивать у вашей компании информацию и знакомиться с документами о вашей компании, ваших контрагентах и любых прочих лицах, с которыми контактировала ваша компания.

Какие бумаги должны предъявить полицейские

Для допросов при личном визите полицейским не нужно ничего, кроме служебного удостоверения и, хотя бы, устного объяснения причин своего визита. А для наведения справок вам должны представить письменный мотивированный запрос на бланке ведомства с подписью и печатью (п.4, 5 ч.1 ст.13 «Закона о полиции»).

Предупреждаем руководителя

Если нет уверенности, что перед вами именно полицейский, то это легко проверить. Нужно позвонить в его отделение (отдел, управление) или сразу в ГУВД по региону. Нужные телефонные номера можно найти на интернет-сайтах ГУВД, а ссылки на них – на сайте МВД (mvd.ru/contacts/sites).

Что могут спросить и потребовать показать

Опрос и запрос информации, и ознакомление с документами возможны как по уже возбужденному уголовному или административному делу, так и при проверке заявлений и сообщений о преступлениях, правонарушениях и происшествиях (п.4, 5 ч.1 ст.13 «Закона о полиции»; ст.6, 7 «Закона об ОРД»). И спросить полицейские могут все, что, по их мнению, имеет отношение к делу.

Можно ли отказать полицейским?

Для проведения опросов и наведения справок полицейские могут прибыть на вашу территорию – «беспрепятственно посетить» (п.5 ч.1 ст.13 «Закона о полиции»). И достаточно принять их, например, в приемной или переговорить с ними на входе в ваше здание. А вот в свои служебные и иные помещения вы имеете полное право не пускать – ведь это еще не обследование или обыск (Статья 182 УПК РФ).

С расспросами и запросами документов дело обстоит так. Полицейские не могут привлечь вас к ответственности за то, что вы не отвечаете на их вопросы (например, говорите, что вы не помните того, о чем спрашивают). Задержать и доставить вас в отделение «для опроса там» они также, разумеется, не вправе. А значит, на вопросы и запросы полицейских можно отвечать по ситуации:

  • (Если) из их смысла ясно, что вы лично или ваша компания можете стать (или уже стали, например, в запросе есть ссылка на дело по КоАП или УК РФ) фигурантами дела, то решайте сами, в каком объеме делиться с ними информацией.

Но учтите, что если полицейские засомневаются в вашей искренности, то дело может обернуться обследованием, повестками и т.д. Зато, так вы можете выиграть время для консультаций с юристами и адвокатами.

  • Если вы не против представить требуемую информацию или документы (например, эта информация касается действий совсем сторонних лиц), то лучше в полном объеме удовлетворить интерес полицейских. Иначе вы можете потратить лишнее время на дальнейшие визиты к полицейским и ответы на их запросы. К тому же, если полицейские потом докажут, что запрашиваемые документы у вас были, то они могут по суду оштрафовать вас за непредставление сведений (информации) по ст. 19.7 КоАП РФ (Постановление ВС РФ от 17.02.2011г. №51-АД11-1);
  • Если запрашиваемые документы содержат коммерческую тайну, то вы можете с полным правом их не выдавать. Вы можете отказать в выдаче этих документов даже по мотивированному требованию полицейских. И максимум, что вам может грозить, — это штраф (100 — 300 руб. — на гражданина, 300 — 500 руб. — на вас как на должностное лицо, 3 — 5 тыс. руб. — на юридическое лицо) (Статья 19.7 КоАП РФ). Принудительно изъять такие документы полицейские вправе только (Части 1 — 3 ст. 6 Федерального закона от 29.07.2004 N 98-ФЗ):

— (или) в рамках возбужденного уголовного дела, то есть когда к вам пришли с постановлением о выемке/обыске;

— (или) через суд, что в нашей ситуации тоже означает наличие возбужденного уголовного дела.

Для справки

Информация, составляющая коммерческую тайну (секрет производства) – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и др.) (Ст.1465 ГК РФ; п.2 ст.3 Федерального закона от 29.07.2004г. №98-ФЗ «О коммерческой тайне»)

— которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность;

— к которым отсутствует свободный доступ у третьих лиц на законном основании;

— в отношении которых ваша компания ввела режим коммерческой тайны.

Обследование ваших помещений и изъятие документов

Если документы находятся в жилом помещении, то в рамках обследования попасть туда и изъять документы (без согласия проживающих там лиц) нельзя. Это признают и сами полицейские (Статья 15 «Закона о полиции»). Выемка или обыск в жилище могут производиться только с санкции суда (ч.3 ст.182, ч.2 ст.183 УПК РФ; абз.2 ст.8 «Закона об ОРД»).

А вот отказать в изъятии части документов можно на том же основании, что и при их запросе. Если требуемые документы содержат охраняемую законом тайну (например, коммерческую), то они могут изыматься только в рамках расследования уголовного дела (т.е. оно уже должно быть возбуждено) или с санкции суда (ст.5, ч.1-3 ст.6 Федерального закона от 29.07.2004 №98-ФЗ).

Если полицейские все же изымают такие документы, то пригрозите им, что сделаете отметку в протоколе изъятия и пожалуетесь потом в прокуратуру (ст.5, 21 «Закона об ОРД»; Приказ Генпрокуратуры РФ от 21.12.2007 №207 в ред. Приказа Генпрокуратуры РФ от 27.02.2009 №55).

Итак, к вам пришли

Примечание: эти правила в основном применяются при жестких, подавляющих проверках полиции, прокуратуры и т.д. Чем больше на вас давят, тем более в полном объеме рекомендую использовать ниже приведенные правила.

И еще: оттренируйте применение этих правил на практике с вашим персоналом.

  1. Цель любой проверки ПОЛИЦИИ в самом ее начале – заставить вас нервничать и вызвать вашу негативную реакцию. Если вы справитесь со своей нервозностью и не будете реагировать, нервничать начнут они. Способ справиться с этим прост, не скрывайте свою нервозность.. «вы зззнаете, мменя …, я так нервничаю, что у меня колени тттррясутся. Вввот посссмотрите». Или «господа, одну секунду…, я от вас никуда не денусь, присаживайтесь, через пару минут я закончу свои дела и отвечу на все ваши вопросы». Вариантов великое множество;
  2. Никогда, никогда, никогда… не оправдывайтесь. Не работает. У нас, у людей, принято: раз оправдывается, значит, виноват;
  3. Никогда не скатывайтесь до разговора «стимул – реакция», разговора, построенного на взаимном обвинении, типа «дура – сам дурак». Не работает, сделаете себе только хуже;
  4. Никогда не делайте проверяющих неправыми. Помните, каждый из нас, не говоря уже о проверяющих, всегда стремится быть правым. И при этом не имеет никакого значения, есть ли в этой правоте хоть толика правды. Вы часто наблюдаете, как кто-то пытается быть правым в своей неправой правоте до последней капли крови. Сделайте проверяющих «правыми», предоставьте им бытийность проверяющих и их компульсивная, навязчивая правота, обвиняющая вас во всех смертных грехах, начнет сходить на нет. Задавайте вопросы примерно такого содержания: «Понял. С нами все ясно. А что правильного в том, что вы, не имея понятых, осматриваете помещение?». Хорошо: «Что хорошего в том, что вы угрожаете нам уголовным кодексом?». Или: «Да, я понимаю, вы на службе, вы обязаны делать свое дело и все же, посмотрите сюда (показывает им ст.5 ФЗ «Об ОРД»), что правильного в том, что вы отказываетесь раскрыть источники вашей информации?» и так далее;
  5. Постарайтесь не оставлять проверяющих один на один с вашими сотрудниками. Тут без комментариев, мало ли что скажет ваш сотрудник, находясь под прессом давления и обесценок со стороны проверяющих;
  6. Указывая на недостатки проверяющих, указывайте точно на факты, не обесценивая самого человека, его должность и т.д. Например: «Вы дослужились до майора и наверняка это было не просто. Вы солидный человек, имеющий солидную должность, но то, что вы изымаете документы коробками и без всякой описи, по-моему, «ни в какие ворота не лезет»;
  7. Никогда не используйте обобщения, обвиняя систему в целом, типа: «Все вы коррупционеры и вообще все менты козлы». В этом случае система просто будет сплачиваться против вас. Ваша цель сделать противника более покладистым, заставив его работать на себя, а не вызывать в свой адрес бурю негатива. Если кто-то из проверяющих ведет себя прилично и строго соблюдает закон, скажите ему, что он молодец, и тут же укажите на того, кто ведет себя не совсем адекватно. Вы таким образом разрушите единение проверяющих между собой. Как-то во время проверки один старший лейтенант попросил кофе. Я ему ответил: «Вашему коллеге кофе дадим, он вдет себя очень прилично, а вам нет, вы хамите и угрожаете. Вы не получите кофе». И так оно и было;
  8. Не врите. Научитесь говорить приемлемую правду, часть правды, научитесь отвечать не отвечая, давая уклончивые ответы. Вопрос: «Это стул?» Ответ: «Я видел такие в магазине»;
  9. Никогда не молчите. Сделаете только хуже. Смотри пункт выше;
  10. Никогда не отказывайтесь от подписания актов, протоколов и так далее. Наоборот используйте всякую возможность, чтобы вписать в акт, протокол все свои несогласия, все свои замечания… если вам показалось, что вам намекали на взятку (при условии, что так оно и было), так и напишите «мне показалось…» Пусть потом у прокурора оправдываются и объясняются;
  11. Во время общения с проверяющими (если это вообще можно назвать этим великим словом «общение»), игнорируйте любой антагонизм, любое подавление, любые оценки и обесценки и давайте подтверждение только положительному. Например, проверяющий главному бухгалтеру: «Да, Надежда Николаевна! Доигрались. У вас есть дети? Двое маленьких детей! Ууу… в ближайшую пятилетку расти они будут без вас. Вернетесь из мест не столь отдаленных, они уже будут взрослыми». Ответ Надежды Николаевны: «Да, у меня хорошие дети. А что за документ вы взяли на моем столе, без моего разрешения?»
  12. Постарайтесь склонить проверяющего к сотрудничеству. Если не получается, начинайте оперировать законами и на каждое слово, каждое действие проверяющих требуйте показать вам, где написано, что он имеет право что-то делать. Также используйте ваше знание законов, показывая проверяющим ссылки, демонстрирующие их неправоту. Не путайте это с советом выше. Тут вы не делаете проверяющих неправыми, вы даете им возможность самим это увидеть. Например, полицейский без понятых лазит по ящикам вашего стола, вы ему говорите: «вы осматривает мои ящики, гляньте что тут есть закон, подписанный Президентом, смотрите, что они тут пишут» и показываете ему ссылку из КОАП. Если опять не получается привести проверяющих в чувство, поговорите с ними о них. Например: «с нами теперь окончательно все ясно. А вот вы, вы что ангел? Вы лично когда-нибудь нарушали закон? Вам приходилось брать взятки? Давайте поговорим о вас лично». Как-то я сказал проверяющему одну фразу и на этом все кончилось, я сказал следующее: «Я знаю, что у вас, прямо вот здесь, есть что-то, о чем бы вы не хотели, чтобы узнали другие люди. Так вот, если вы не прекратите свои незаконные действия и не прекратите нападки, я сделаю так, что то, о чем бы вы не хотели, чтобы узнали другие люди, другие люди об этом узнают. Вам понятно то, что я сказал?». Конечно, вы должны быть готовы реализовать свою угрозу.
  13. Во время проверки не бравируйте своими связями. Если они у вас есть, и вы уверены, что ваш звонок «другу» все решит, то, не говоря ничего проверяющим сделайте звонок «другу» и просто дайте старшему трубку. И тем более никогда не угрожайте проверяющим. И ТЕМ БОЛЕЕ не трогайте их руками, не оказывайте явного физического сопротивления (этим вещам в УК РФ посвящено несколько статей);
  14. Постарайтесь сделать так, чтобы первое лицо компании не присутствовало во время проверки. Причины:
  • Ген. директор должен оставаться с «трезвой» головой и быть подавленным;
  • С зама или юриста взятки не вымогают;
  • Зам или юрист всегда может «включить дуру» и сказать, что он этого не знает и что им лучше написать запрос и он на него ответит;
  • Как правило, наказание грозит первому лицу, и он из-за этого может сильно нервничать. Юристу же ничего не грозит, и он будет вести себя гораздо адекватнее. Обучите вашего юриста и выдайте ему доверенность на представление интересов вашей компании.
  1. Помните, как правило, полицию абсолютно не интересует вопрос вашего наказания, их интересует немедленная нажива. И если вы дадите понять, что денег они не получат никогда… они начнут терять к вам всякий интерес. Это не отменяет использование всего того, что я написал выше. Здесь мы говорим только о том, что взятка решая одну проблему, тут же создает новую, еще большую проблему на будущее;
  2. Помните, каким бы ласковым ни был тот или иной проверяющий, он здесь не для того, чтобы спасти вашу компанию и вас. Его милая улыбка и слащавые слова – это шипение красавицы кобры, которая все равно вас укусит, как бы с ней ни любезничали. Так что даже и не думайте, что любезность вам поможет. Вам поможет спокойная, прагматичная жесткость и использование перечисленных здесь правил;
  3. Если это возможно, во время проверки заставьте ваш персонал работать с утроенной энергией. Займите их конкретным делом. Или попробуйте отпустить персонал домой.

Рекомендации Владимира Турова из буклета к семинару «Юридическая защита: методика неуязвимости бизнеса в 2017 году».

С 22 октября новые правила трудовых проверок. Готовьтесь в нашем онлайн-курсе по кадровому учету. Научим составлять документы так, что ни один инспектор не придерется.

Обучение полностью дистанционно. Выдаем сертификат. Записывайтесь.

7 правил поведения при проверке государственными органами Материал редакции

Партнер адвокатского бюро Buzko Kokorin Илья Кокорин поделился с читателями vc.ru практическими советами о том, что делать и как себя вести, если в офис пришли сотрудники контролирующих органов.

Несмотря на неоднократные заверения о прекращении нападок на бизнес, на практике количество проверок контролирующими органами не уменьшается. Чаще всего предпринимателям приходится сталкиваться с представителями прокуратуры, налоговой инспекции, Роспотребнадзора, трудовой инспекции, Роскомнадзора и МЧС.

В данной статье я поделюсь советами, которые могут быть полезны предпринимателям, внезапно столкнувшимся с сотрудниками контролирующих органов у себя в офисе или на производстве.

Правило № 1. Не паниковать и вести себя нейтрально-добродушно

Каким бы банальным не казался данный совет, сдержанное и нейтральное поведение в ходе проверки поможет избежать ошибок, вызванных эмоциональным перенапряжением. Нужно понимать, что сотрудники проверяющих органов – простые люди, выполняющие свою работу. Они, разумеется, вам не друзья, но и врагами они также не являются.

Агрессивное поведение лишь отвлечет ваше внимание и не позволит контролировать ситуацию, что зачастую является залогом успеха. Умеренно добродушная беседа позволит вам выяснить прямую, а может быть, и косвенную цель проверки, что даст вам дополнительное время для планирования дальнейших шагов.

Правы вы или нет, но запомните навсегда – никогда не оказывайте сотрудникам проверяющих органов силового противодействия. Ни к чему хорошему это не приведет и может вылиться в ответственность по ст. 318 УК РФ («Применение насилия в отношении представителя власти»), вплоть до лишения свободы сроком в 10 лет. Если по вашему мнению в ходе проверки допускаются грубые нарушения закона, это может стать основанием для оспаривания результатов такой проверки и привлечения контролеров к ответственности. Смотрите в этой связи правило № 6.

Правило № 2. Проверить полномочия контролера

В самом начале знакомства с представителем контролирующего органа необходимо попросить его предъявить служебное удостоверение, а также сделать для себя запись ФИО и иной информации о проверяющем (№ удостоверения, кем и когда выдано, должность и так далее). Такая информация позволит вам определиться с проверяющим органом (и соответственно, видом проверки), а также пригодится для дальнейшего оспаривания действий контролера.

В большинстве случаев проверка может проводиться только на основании распоряжения или приказа о проведении проверки (например, такое правило установлено для налоговых органов, Роспотребнадзора, Ростехнадзора, ФАС РФ и МЧС). Проверьте, чтобы лицо, указанное в таком документе, совпадало с лицом, предъявившем удостоверение. Такие бдительные действия с вашей стороны не оставят у контролера сомнений в вашей осведомленности о своих правах и зададут правильный тон для проверки.

Правило № 3. Записать ход проверки на видео или аудио

Видео- и аудио-съемка собственных помещений не запрещена, поэтому остановить вас в использовании этого права сотрудники контролирующих органов не вправе. Более того, зачастую они сами прибегают к таким средствам фиксации — такое правомочие предоставлено, например, налоговым органам (п. 4 ст. 92 НК). Фиксация хода проведения проверки, вопросов и требований контролеров облегчит процесс доказывания нарушений с их стороны, а также позволит избежать явных и откровенных правонарушений и случаев превышения полномочий.

Правило № 4. Отвечать на вопросы контролеров строго в рамках трудовой функции

Представители контролирующих органов любят задавать наводящие вопросы и выпытывать нужную им информацию. При этом отличным источником такой информации выступают сами сотрудники проверяемой компании, готовые делиться своими мыслями и догадками. Такая сговорчивость усугубляется стрессом и в итоге может дорого обойтись работодателю.

Поэтому важно, чтобы каждый работник отвечал только на те вопросы, которые непосредственно относятся к его трудовой функции, закрепленной в трудовом договоре и должностных инструкциях. Например, штатный программист по характеру работы не должны знать о том, с какой целью компанией приобретались прокатные станки и сколько они стоили. Даже если он догадывается, лучше всего ответить «Не уверен, это не входит в круг моих должностных обязанностей».

Разумеется, следует заблаговременно провести беседу с работниками, рассказать им, как стоит себя вести при общении с контролерами, успокоить тем, что ст. 307 УК РФ («Заведомо ложные показания») к ним неприменима и для верности грамотно оформить должностные инструкции работников. Более того, каждый работник компании всегда может воспользоваться ст. 51 Конституции РФ и отказаться свидетельствовать против себя и своих близких.

Правило № 5. Передавать документы только по описи

Все документы компании должны передаваться контролерам строго по акту приема-передачи. Такой акт должен содержать список всех передаваемых документов, с указанием количества страниц, а также обозначением того, передаются оригиналы или копии документов. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается представителями компании и контролирующего органа. Один экземпляр акта остается в компании. Это необходимо для того, чтобы в случае утери проверяющим органом копий вы смогли доказать, что они были переданы в ходе проверки.

Обратите внимание, что оригиналы документов подлежат изъятию в исключительных случаях. Например, налоговые органы вправе произвести выемку подлинников лишь в случае, если для осуществления контроля недостаточно копий, и у налогового органа есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены (п. 8 ст. 94 НК РФ). При этом при изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. Такое же правило установлено для работников полиции (п. 1 ст. 15 Закона «Об оперативно-розыскной деятельности»).

Также помните, что документы, в отношении которых в компании установлен режим коммерческой тайны, могут изыматься только на основании судебного решения (ч. 3 ст. 183 УПК РФ). При правильном оформлении режим коммерческой тайны может «покрывать» значительный объем сведений, как минимум, например, клиентскую базу и внутренние производственные политики.

Правило № 6. Выявить, зафиксировать, обжаловать

Порядок и условия проведения проверок разнятся в зависимости от типа проверок (плановых или внеплановых, выездных или документарных), проверяющего органа и обстоятельств конкретного дела. Для информации, можете проверить, планируется ли в отношении вашей организации проведение плановой проверки в 2016 году в Едином реестре плановых проверок. В настоящем пункте затрону только внеплановые выездные проверки, поскольку в силу своей срочности и непредсказуемости к ним сложнее всего подготовиться.

За некоторыми исключениями, требующими незамедлительной реакции со стороны контролирующего органа, внеплановая выездная проверка должна быть согласована с органом прокуратуры. Такое требование распространяется на проверки Роскомнадзора, трудовой инспекции, Роспотребнадзора, МЧС и другие. Убедитесь, что данное согласие на проверку было заранее получено контролером.

Проводимая проверка должна относиться к полномочиям проверяющего органа. При этом сам орган не должен выходить за пределы, установленные специальными правилами для данного вида проверок. Например, в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трёх лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки. Иначе говоря, если решение вынесено в 2016 году, то проверка может охватывать только периоды с 2013 по 2016 годы. При этом налоговый орган не вправе проводить две и более выездные налоговые проверки по одним и тем же налогам за один и тот же период (пп. 4, 5 ст. 89 НК РФ).

О внеплановой выездной проверке проверяемое лицо должно быть предупреждено не менее чем за 24 часа до начала ее проведения любым доступным способом. Неисполнение данного требования является грубым нарушением закона. Однако следует отметить, что данное требование применяется далеко не ко всем видам внеплановых проверок. Налоговые органы и прокуратура, например, не обязаны предупреждать о выездных проверках.

Большинство проверок заканчивается составлением итогового документа: протокола или акта. Такие документы чрезвычайно важны, поэтому перед их подписанием убедитесь в том, что все изложенное в них соответствует действительности. Если вы считаете, что в ходе проверки были нарушены требования закона, а зафиксированные в протоколе или акте обстоятельства недостоверны, сделайте об этом запись в итоговом документе — не стесняйтесь. Помните, отказ от подписания хуже, чем подписание с детальным изложением всех нарушений и несогласий.

После подписания следует безотлагательно обратиться с жалобой в вышестоящие надзорные инстанции, а также в прокуратуру, изложить все обстоятельства, а также приложить заверенные копии подтверждающих доказательств.

Правило № 7. Связаться с юристом

Российское регулирование в области государственных проверок чрезвычайно разнообразно и разобщено – это и отдельный закон «О защите прав юридических лиц и ИП при осуществлении государственного контроля (надзора)», отраслевые акты (например, глава 14 НК РФ) и многочисленные методические рекомендации, изданные для отдельных видов проверок.

Ошибки, совершенные в самом начале: предоставление лишних документов, разглашение ценной информации, пропуск срока для заявления возражений и прочего, могут быть трудно исправимы в дальнейшем. Поэтому наличие в вашей команде хорошего юриста необходимо. Опять же присутствие внутреннего юриста или внешнего консультанта непосредственно во время самой проверки поможет сдержать пыл контролеров и задать правильный тон беседы.

Проверки: как себя вести рядовым сотрудникам

В сети очень много материалов относительно того, как необходимо вести себя при проверках первым лицам предприятий (руководителю, главному бухгалтеру). Однако у большинства компаний помимо указанных должностных лиц достаточно других штатных сотрудников. И в настоящей заметке мы хотели бы дать рекомендации, как себя стоит вести при проверках контролирующих органов именно рядовым сотрудникам.

Зачастую, при проверках компании, сотрудники – ее самое слабое звено. Поэтому самым важным разделом подготовки компании к приходу нежданных гостей является инструктаж всего персонала по действиям в нестандартных для компании ситуациях. Для больших компаний вообще имеет смысл провести в компании специальный тренинг по действиям сотрудников при проведении проверок, следственных действий, оперативно-розыскных мероприятий контролирующими (правоохранительными) органами.

Поскольку проведение проверок, и нередко с превышением полномочий, означает для сотрудников работу в стрессовой ситуации, а уровень стрессоустойчивости у всех разный, наиболее легкая и эффективная модель поведения – сразу уходить в «глухую защиту». Такая тактика минимизирует риски как для самого сотрудника, так и для компании-работодателя.

  1. По всем вопросам деятельности компаний частной собственности ответственность (включая уголовную) несут лишь служебные лица компании, к которым согласно УК Украины (ч.3 ст.18) относятся лица, которые занимают постоянно или временно в компаниях должности, связанные с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций, или выполняют такие функции по специальным полномочиям. Работники предприятий, учреждений, организаций, выполняющие профессиональные (адвокат, врач, учитель и т.п.), производственные (например, водитель) или технические (машинистка, охранник и т.п.) функции, могут признаваться служебными лицами только при условии, что наряду с этими функциями они исполняют организационно-распорядительные или административно-хозяйственные обязанности. Даже если выполнение таких функций временное (например, сотрудник назначается и.о. руководителя на время отсутствия такового, или сотруднику поручено осуществить административно-хозяйственные обязанности по разовой доверенности).
  2. Предоставлять любую информацию, касающуюся хозяйственной деятельности компании, может только директор (руководитель) и другие лица, у кого есть доверенность, которая дает им право действовать от имени компании по соответствующим вопросам. Сотрудники, которые не имеют такой доверенности, не вправе предоставлять какую-либо информацию или документы без ведома руководителя.
  3. Штатные сотрудники работают на компанию-работодателя, а не на проверяющих, и подчиняются на рабочем месте рядовые сотрудники именно работодателю, а не представителям контролирующих органов. РЯДОВОГО СОТРУДНИКА ПРОВЕРЯЮЩИЕ НЕ МОГУТ (нет законодательных оснований) ПРИВЛЕЧЬ К ОТВЕТСТВЕННОСТИ НИ ЗА ОТКАЗ ОБЩАТЬСЯ, НИ ЗА ОТКАЗ ВЫДАЧИ/ПОДПИСИ КАКИХ-ЛИБО ДОКУМЕНТОВ. А вот работодатель может привлечь к дисциплинарной, административной и даже уголовной ответственности за нарушение трудовой дисциплины и за разглашение конфиденциальной информации и коммерческой тайны.
  4. При попытках общения с обычными сотрудниками представителей проверяющих органов прежде всего нужно попросить предъявить служебные удостоверения и не торопясь внимательно переписать из них все данные на лист бумаги, положив его затем в карман одежды. БЕЗ ПРЕДЪЯВЛЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО УДОСТОВЕРЕНИЯ НИ ГОВОРИТЬ НИ СЛОВА НИ НА КАКУЮ ТЕМУ. Если удостоверение предъявили быстро («сунув на секунду под нос») и тут же спрятали – сослаться на служебную инструкцию, требующую переписывать данные всех посетителей, без чего общаться запрещается под угрозой административных санкций, а об отказе предъявления удостоверений по инструкции требуется доложить руководству. Если служебное удостоверение предъявляется с вопросом «для каких целей необходимы данные», необходимо отвечать «с целью возможной подготовки жалобы в прокуратуру или суд о превышении полномочий и противодействию законной хозяйственной деятельности.» Если удостоверение не предъявляются – следует немедленно доложить руководителю и/или в службу безопасности компании/пост охраны или в юр.отдел.
  5. После переписывания данных служебных удостоверений следует на все вопросы отвечать стандартными фразами «Я не могу обсуждать это, поскольку за разглашение коммерческой тайны и конфиденциальной информации могу быть привлечен к ответственности вплоть до уголовной. На любые Ваши вопросы ответит наш директор». Или «Я не компетентен в данных вопросах».
  6. Если проверяющие вдруг начинают «прессовать», любой сотрудник может отказаться отвечать на вопросы, сославшись на ст. 63 Конституции Украины, согласно которой лицо не несет ответственности за отказ давать показания или объяснения в отношении себя.
  7. Любой сотрудник, кроме руководителя компании, при проверке не должен подписывать никаких документов и ссылаться на то, что «Согласно моим должностным обязанностям я не имею право подписи никаких документов, имеющих отношение к деятельности компании».
  8. На просьбу и/или требование о выдаче каких-либо документов или образцов товаров и пр. следует отвечать «Это за пределами моей компетенции, обратитесь к директору компании, потому что без его указания должностная инструкция не позволяет мне совершать никаких значимых действий».
  9. Если во время проведения проверки в компании отсутствует руководитель, а проверяющие настаивают на вручении направления на проведение проверки и ее проведении, сотруднику компании следует известить проверяющих о занимаемой должности, и в дальнейшем указывать ее, расписываясь в документах, связанных с данной проверкой (например – офис-менеджер Иванова И.И., доверенность отсутствует).
  10. Если сотрудник растерялся и не знает, как поступать и что делать/говорить, лучше не делать ничего: ничего не говорить, ничего не выдавать, ничего не подписывать, никуда не ехать. Не помогать и не препятствовать.

Рядовым сотрудникам следует усвоить основное правило – на все вопросы любых контролирующих органов при проверках отвечает только руководитель и в идеале в присутствии юриста. всякая самодеятельность и самостоятельное принятие решений недопустимо. Все решения принимает только руководитель.

В интересах работодателя обязательно иметь в компании соответствующую утвержденную служебную инструкцию на случай проведения проверок, журнал проверок, Положение ко коммерческой тайне и конфиденциальной информации со всеми необходимыми приложениями (извлечение из законодательства, форма подписки о неразглашении, форма акта передачи информации, форма письменного обязательства третьих лиц (посетителей) о неразглашении и пр.), должностные инструкции для каждой штатной должности.

Как вести себя при проверках руководителю организации?

Данная заметка посвящена тому, как вести себя при проверках руководителю организации. Из данной заметки вы узнаете о тактике действий организации, при проведении контролирующим органом проверки ее деятельности, заметка будет полезна всем без исключения руководителям.

Хотя в действующем российском законодательстве и закреплена презумпция добросовестности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, тем не менее, государственный или муниципальный чиновник приезжает к вам не для того, чтобы попить чаю, а с целью выявить несоответствие той или иной сферы деятельности юридического лица определенным нормативным требованиям (ему же надо показать вышестоящему руководству, что он работает, а не сидит, сложа руки).

При прибытии любого чиновника с проверкой, в том числе и государственного трудового инспектора, прежде всего надо постараться не поддаваться панике. Следует иметь в виду, что инспектор такой же человек, как и вы, и ему свойственно ошибаться. На этом можно и нужно сыграть вам, чтобы максимально защитить интересы вашей организации.

Далее, я представлю вам определенный алгоритм действий, касающийся того, как вести себя при проверках. Итак:

1. Получив сообщение от своих подчиненных о внезапном приезде проверяющего, — держитесь спокойно и хладнокровно. Этим вы подчеркнете свою невозмутимость и дадите понять своим подчиненным, что ситуация находится под контролем. Ваше спокойствие передастся подчиненным, а это очень важно, так как не всегда вы, как руководитель организации, будете непрерывно сопровождать проверяющего и отвечать на все его вопросы.

2. Определитесь с тем, кто будет в ходе проверки представлять организацию вместо вас, на тот случай, если вы по каким-либо причинам сами не сможете или не захотите принимать во всём этом какое-либо участие. Определить доверенное лицо, которое будет официально представлять организацию, я считаю необходимым, так как это позволит вам избежать утечки той информации, представлять которую проверяющему крайне нежелательно. Порой неосторожно оброненная фраза способна дать проверяющему пищу для размышления, а также основания для более тщательной проверки. Поэтому пока проверяющий находится на территории организации, вам просто необходимо «приклеить» к нему либо своего доверенного либо неотступно находиться рядом самому.

3. Необходимо понимать – если к вам в организацию прибыл проверяющий – то для вашей организации началась так называемая выездная проверка, порядок осуществления которой регулируется ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 22.12.2008 (в редакции ФЗ от 30.07.2010 №242-ФЗ).

4. После встречи проверяющего необходимо потребовать у него служебное удостоверение, чтобы убедиться в том, что перед вами, действительно, представитель контролирующего (надзорного) органа, а не какой-нибудь проходимец или представитель враждебной вам коммерческой структуры.

Кроме того, прибывший чиновник обязан представить вам для ознакомления заверенную печатью копию распоряжения (приказа) руководителя (заместителя руководителя) органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля о назначении выездной проверки. В данном приказе (распоряжении), кроме всего прочего, прописываются цели, задачи и основания проведения выездной проверки.

С предъявленными документами (служебным удостоверением и копией приказа о назначении выездной проверки) вам необходимо внимательно ознакомиться.

Со служебного удостоверения чиновника я рекомендую вам сделать светокопию. Что касается приказа (распоряжения), то его копия, заверенная печатью, должна быть вручена вам под роспись самим проверяющим, согласно п.3. ст.14 вышеуказанного Федерального закона.

5. Следует обязательно проверить полученные от чиновника документы. Для этого необходимо оставить чиновника с вашим доверенным лицом и позвонить в орган, от имени которого прибыл чиновник, и уточнить работает ли там проверяющий с такой фамилией и с таким номером служебного удостоверения. Вполне возможно, что под видом государственного чиновника в корыстных целях действует представитель недружественной вам коммерческой организации.

6. Даже если проверяющий с фамилией, указанной в удостоверении действительно работает в органе, от имени которого он заявился к вам с проверкой, не спешите терять бдительность, так как не каждый чиновник вправе проводить у вас проверку.

Дело в том, что согласно п.1 ст.14 ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 22.12.2008 (в редакции ФЗ от 30.07.2010 №242-ФЗ) проверка может проводиться только должностным лицом или должностными лицами, которые указаны в распоряжении или приказе руководителя, заместителя руководителя органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля.

На практике бывает, что проверяющий, на имя которого выписано распоряжение о проверке, по каким-то причинам не смог прибыть для ее проведения, и вместо него с той же целью прибыл другой проверяющий.

В таком случае, конечно, можно не допустить проверяющего до осуществления проверки — в силу отсутствия у него необходимых полномочий на проверку. Однако позднее проверяющий, безусловно, придет снова, но на этот раз не только с правильными документами, но и с желанием наказать вас за излишнюю принципиальность.

Поэтому не советую ссориться с проверяющим, даже если распоряжение о проведении проверки оформлено с нарушениями требований федерального закона.

В такой ситуации необходимо быть хитрее и указанное обстоятельство использовать в своих целях, но только потом, а сначала допустить чиновника на территорию организации выполнить все действия, которые требует проверяющий, предоставить ему все документы, которые он просит — пусть проверяет и пишет.

Дело в том, что в такой ситуации появляется возможность не опровергать какие-либо конкретные результаты проверки, а поставить под сомнение законность самой проверки, что, разумеется, гораздо выгоднее, тем более, что с повторной проверкой проверяющие смогут прибыть только с санкции своего вышестоящего органа, а обращаться туда им не выгодно, поскольку тем самым они расписываются в собственном непрофессионализме.

7. В процессе общения с проверяющим необходимо тщательно обдумывать каждое слово, поскольку проверяющий — это не просто собеседник, а официальное лицо, а само общение с ним — это не просто беседа, а объяснения, и потому ответы на вопросы будут зафиксированы на бумаге (возможно в форме протокола).

8. Общая линия поведения, касающаяся того, как вести себя при проверках, и позволяющая свести к минимуму принятие по окончанию проверки неблагоприятного для организации решения, мне видится следующим образом:

— необходимо предоставлять как можно меньше документов и информации о вашей организации.

— никогда не спешите давать объяснения и замечания по ходу составления протокола.

— лучше дать возможность проверяющему наделать ошибок, чем исправлять их во время проверки.

— лучше никогда не признавать свою вину, даже если она очевидна. В дальнейшем, можно попытаться найти доказательства того, что вина отсутствовала.

9. Следует также отметить, что срок проведения проверки не может превышать двадцать рабочих дней.

По результатам проверки составляется акт по установленной типовой форме в двух экземплярах. Указанный акт оформляется непосредственно после завершения проверки. Один экземпляр акта с копиями приложений проверяющий вручает вам, как руководителю организации, или уполномоченному вами лицу под расписку об ознакомлении.

Если вы будете не согласны с фактами, выводами, предложениями, изложенными в акте проверки, либо с выданным предписанием об устранении выявленных нарушений – вы вправе в течение 15 дней с даты получения акта проверки представить в проверяющий орган в письменной форме возражения в отношении акта проверки и (или) выданного предписания об устранении выявленных нарушений в целом или его отдельных положений.

Правила поведения при проверке контролирующими органами

Контролирующие органы стали «страшилкой на ночь» для хозяйствующих субъектов во многом именно потому, что налогоплательщики порой не знают свои обязанности и права, а также правила, как выстроить свою линию поведения в ходе проверки. Знание типовых ошибок при общении с проверяющими органами позволит избежать штрафов и прочих санкций.

Правило №1 – будьте бдительны к действиям проверяющих

Предприниматель, на пороге которого в один прекрасный день неожиданно возник проверяющий, должен отдавать себе отчёт в том, что органы контроля могут допускать в ходе проверки ошибки, порой грубые. Иногда проверяющие сами не владеют информацией и сильно «плавают» как в предмете проверки, так и в регламенте её проведения. В таких ситуациях знание обязанностей и прав проверяющих органов позволит предпринимателю фиксировать все нарушения, допущенные в ходе мероприятия, чтобы потом заявить о них руководству соответствующего органа. Практика показывает, что некорректное поведение чиновников нередко становится достаточным основанием для аннулирования контрольных результатов в судебном порядке.

Правило №2 – бойтесь самозванцев

Когда в компанию внезапно нагрянули органы надзора, необходимо сначала удостовериться, что это не самозванцы с улицы. Сегодня пруд пруди случаев, когда под видом должностных лиц контролирующих органов в офисы фирм проникают самозванцы, которые имеют своей целью несанкционированный доступ к материалам, составляющим коммерческую тайну. Чаще всего это происки конкурентов, которые кровно заинтересованы в экономическом шпионаже и устранении сильного соперника с рыночной ниши. Чтобы не стать жертвами злоумышленников, необходимо потребовать служебное удостоверение проверяющих лиц, а также узнать координаты его места работы вплоть до номера кабинета – это действует как сдерживающий фактор, который заставляет контролера вести себя более осторожно.

Правило №3 – убедитесь в законности проверки

По закону сотрудник инспекции должен предъявить помимо служебного удостоверения распоряжение о проведении проверки, без которого любые действия на территории объекта являются незаконными. В приказе должно упоминаться конкретное должностное лицо, которое должно проводить контрольное мероприятие. Следует сравнить данные во всех документах, и если там есть расхождения, то существуют все основания, чтобы не пустить проверяющего на территорию фирмы. Помимо ФИО специалиста в распоряжение о проверке должно содержать: номер и дату документа, полное наименование субъекта хозяйствования, цели, задачи и предмет проверки, сроки проведения контрольных процедур, а также правовые основания, на которых будут осуществляться контрольные действия.

Правило №4 – излучайте уверенность и позитив

Так уж повелось, что проверяющие по умолчанию настроены негативно к хозяйствующим субъектам, на территории которых осуществляют надзорные процедуры. Возможно, это просто человеческий фактор – банальное нежелание работать, а может – и защитная реакция, ведь и сами проверяемые не всегда рады контролёрам. Чтобы не усугублять обстановку, нужно вести себя радушно, больше улыбаться, не выдавать своего волнение и не нервничать. Малейшая нервозность подействует как сигнал тревоги, и проверяющие будут копать до тех пор, пока что-нибудь не найдут. Следует избегать резкого поведения с ними, не отказываться в подписании документов. Последнее является сильным раздражающим фактором и может отразиться на результатах проверки. Более того, при обращении в суд факт отказа от подписи документов, скорее всего, будет играть против истца.

ИА « Тема Казань ». При использовании материала гиперссылка обязательна.

Ссылка на основную публикацию